Contar com um carro para as demandas da empresa ou uma frota corporativa traz redução de custos com transportes, seja de colaboradores ou de produtos, aumento da produtividade e ainda melhora a lucratividade.

Mas é preciso levar em conta uma série de fatores para escolher a melhor opção entre as modalidades de contratação.

Afinal, as exigências das opções disponíveis e os investimentos são diferentes para cada caso. Além disso, é preciso pensar, também, na manutenção dos veículos e na gestão dos gastos com sua operação, analisando os recursos da empresa e o custo-benefício da compra e do aluguel de veículos.

Por isso, neste artigo, apresentamos as principais questões que devem ser levantadas antes de adquirir ou alugar um ou mais carros para suprir as necessidades da empresa e dicas para a gestão de uma frota, seja ela grande ou pequena. Confira!

Avalie suas necessidades

A primeira coisa que um gestor deve fazer antes de escolher a melhor solução de mobilidade para sua empresa é avaliar suas necessidades em relação ao tipo e à periodicidade do uso. Só assim será possível determinar a quantidade de carros e a modalidade de contratação ideal.

Isso porque o veículo precisa ser uma ferramenta para aumentar o faturamento e a eficiência da empresa, diminuindo custos e gerando margens de lucro maiores. Assim, o uso deve ser planejado e quantificado corretamente.

O ideal é poder contar com especialistas nesse assunto. Nas modalidades de aluguel de carros e terceirização de frota, sobre as quais falaremos mais à frente, a locadora contratada pode oferecer esse tipo de consultoria, facilitando o trabalho do gestor.

Portanto, é preciso pensar no tipo e tamanho da demanda pelos carros. Para isso, separamos abaixo as principais situações em que veículos corporativos são utilizados:

Atividades esporádicas

Se a empresa precisa apenas de veículos para uso em atividades esporádicas, como em visitas pontuais a clientes ou fornecedores, a execução de um serviço extraordinário, uma ação promocional ou em datas específicas de maior movimento, não há a necessidade da manter uma frota.  Ter carros para compartilhar entre a equipe pode ser custoso, pois as despesas com manutenção provavelmente serão altas, já que o uso compartilhado exige mais de cada veículo e o tempo de ociosidade não gera resultados, trazendo somente gastos com conservação e impostos.

Assim, a modalidade de aluguel diário de veículos é a solução com melhor custo-benefício. Além da empresa não precisar se preocupar com custos de manutenção e impostos, que são arcados pela locadora, o investimento é realizado somente nos dias em que o carro será de fato utilizado e, ainda, com a opção de escolher o modelo que melhor atende cada demanda.

Viagens corporativas

Há, também, os casos em que as empresas necessitam de veículos somente para viagens corporativas. Podem ser equipes de assistência técnica, visitas a clientes e fornecedores, negociações executivas ou eventos como licitações, palestras, cursos ou feiras.

Essas situações normalmente duram poucos dias, portanto o aluguel de carros na modalidade diária também é uma boa opção. Com o uso de táxi ou transporte por aplicativo, o profissional não terá como estimar todo o gasto com locomoção ao longo do dia. Já com o aluguel de carros, ele realiza o seu roteiro com liberdade, sabendo que ao final do dia terá somente o custo da diária de locação e combustível consumido.

Entregas diárias

Para empresas que precisam de carros para entregas diárias de seus produtos aos clientes, retiradas constantes de mercadorias nos fornecedores ou realização de serviços diariamente, é interessante manter um ou mais veículos em prontidão. A quantidade de unidades dependerá do volume de serviços prestados.

Para esses casos, a terceirização de uma frota é o ideal, pois traz redução nos custos de contratação de transportadoras ou transporte individual. Além disso, exime a empresa de gastos com impostos e emplacamentos, e de responsabilidades e despesas relacionadas à gestão de frota (equipe, telemetria, seguros e manutenção veicular).

Criação de uma frota

Para empresas que possuem uma atividade econômica diretamente ligada ao uso de veículos ou que os usa de forma constante e em grande volume, a criação de uma frota é essencial. As várias unidades veiculares suprem as necessidades da equipe no transporte de pessoas e de mercadoria para a execução de serviços, entrega de produtos, visitas e reuniões.

Porém, uma grande quantidade de carros exige uma gestão mais robusta, demandando mais pessoal e um orçamento maior para que a disponibilidade e a eficiência da frota sejam boas. Assim, uma ótima opção é a terceirização, na qual as responsabilidades da gestão são compartilhadas.

Como deu para perceber, os diversos tipos de uso e de necessidades de cada empresa influenciam na modalidade de contratação de veículos, se alugados, terceirizados ou comprados. Em alguns casos, mais de uma opção pode ser interessante. Como, então, saber qual é a ideal? Siga sua leitura, pois trataremos exatamente disso no próximo tópico.

Pense nas condições de pagamento e facilidades

Para descobrir a melhor modalidade de contratação, é necessário que, além das necessidades de uso da empresa, sejam consideradas a estrutura necessária, tanto física quanto de pessoal, e questões financeiras para a aquisição e a operação da frota.

Afinal, como já dissemos, veículos corporativos têm grande impacto na lucratividade e na produtividade da empresa. Por isso, os gestores responsáveis pela contratação de soluções para as demandas de mobilidade da empresa e planejamento da frota devem conhecer as vantagens e desvantagens de cada tipo de contratação disponível no mercado, para saber qual se encaixa melhor nas suas necessidades.

Confira, na sequência, as principais modalidades de contratação de carros para as empresas:

Comprar um carro

A compra de um veículo para a empresa deve ser bastante pensada e seus números estudados, pois a partir do momento da aquisição, todos os encargos e responsabilidades passam para a equipe de gestão. Isso inclui manutenção, pagamento de impostos, seguro e telemetria ou rastreamento.

Há, também, o custo invisível da depreciação do carro, uma desvalorização que acontece com o tempo de uso, a quilometragem rodada e a troca das peças originais.

Além disso, deve-se contabilizar os gastos com consertos mecânicos e reparos na funilaria, que não acrescentam nada ao valor final do carro. Ou seja, é um dinheiro gasto com o veículo que não retorna como propriedade.

Tem a vantagem de poder recuperar parte do montante investido com uma futura venda. Porém, é muito difícil que o valor conseguido em uma eventual negociação compense as perdas e os custos de manutenção e propriedade.

Alugar um carro

O aluguel de carro para empresas é uma modalidade mais versátil e pode significar uma redução de custos comparado à compra do veículo. Além da necessidade de investimentos iniciais menores, não há gastos com manutenção periódica, seguro automotivo, impostos nem, tampouco, perdas relacionadas à depreciação veicular.

A facilidade da gestão das unidades alugadas é outra vantagem. Basta retirar o veículo e entregá-lo após o período de uso. Não é preciso se preocupar com os custos de propriedade nem em manter uma equipe de gestão. O importante é escolher a forma de contratação mais adequada para seu caso.

Os carros alugados podem ser utilizados em ações pontuais, para realizar eventos, enviar funcionários a clientes e fornecedores, em viagens esporádicas ou em períodos em que o movimento é maior, para dar mais agilidade à equipe ou complementar sua frota.

Para o uso em dias específicos, em eventos de pequena duração e sem previsão de nova utilização, o mais indicado é a contratação por diária. Já para uso mais frequente, dentro de um período maior ou sem previsão para término, pode compensar o aluguel de carro mensal, que acaba saindo mais barato por dia em que ficará disponível.

O usuário ainda conta com as possibilidades de contratação do aluguel com motorista ou adicionar outro condutor. É importante também verificar se a locadora oferece assistência 24 horas, que proporciona mais tranquilidade aos condutores, especialmente em deslocamentos de maior distância.

Terceirizar a frota

Além da locação de unidades, as empresas que alugam carros também oferecem o serviço de terceirização de frotas. Nessa modalidade, uma quantidade determinada de veículos é disponibilizada para servir constantemente à contratante. É indicada para empresas que precisam de uma ou mais unidades de automóveis para realizar suas atividades econômicas e executivas.

É um serviço em que a locadora se responsabiliza por uma série de custos e incumbências de gestão ao longo do contrato, e dá suporte na escolha dos modelos e no dimensionamento da frota.

Dessa forma, a contratante pode focar mais em desenvolver sua atividade central, sem precisar investir tempo e recursos para a criação de uma área de gestão de frotas eficiente.

Entre os benefícios dessa contratação destacam-se:

  • possibilidade de escolha de modelos de carros específicos para as atividades;
  • personalização dos veículos;
  • assistência 24 horas para as operações;
  • suporte para a implantação da frota;
  • custos fixos;
  • impostos, seguros automotivos e manutenção inclusos;
  • reposição de unidades indisponíveis por carros reservas.

Assim, a gestão de frotas é interessante para empresas que usam constantemente seus veículos, não importando a quantidade de carros necessária. No entanto, se a utilização não for frequente, manter uma frota pode não compensar o valor investido, sendo mais interessante as modalidades de aluguel diário e mensal.

Após determinar o tipo de contratação ideal para as necessidades da sua empresa, é preciso que os carros se tornem ferramentas para aumentar a produtividade e lucratividade.

Portanto, seus custos devem ser controlados e sua operação precisa ser eficiente. Para isso, os condutores devem estar alinhados com os objetivos e valores da empresa. No próximo tópico, falaremos mais sobre isso.

Treine os condutores

Muito da eficiência dos veículos corporativos e dos custos de sua gestão se deve ao modo de condução e ao comportamento dos motoristas no trânsito. A atitude dos condutores influencia diretamente no gasto com combustível, na incidência de sinistros e multas, e até nas despesas com manutenção.

Um comportamento mais cuidadoso, adotando a direção defensiva, respeitando a legislação de trânsito e seguindo protocolos de conduta para evitar e sair de situações de risco, diminui o impacto que os carros corporativos causam, seja na sociedade (acidentes, engarrafamentos e estresse nas vias públicas), seja no meio ambiente (poluição atmosférica).

Tudo porque a condução consciente força menos os componentes do veículo, diminuindo o desgaste e, consequentemente, as chances de quebras mecânicas. Ainda, ao reduzir a velocidade nas ruas e rodovias, o risco de acidentes é minimizado e a eficiência energética do motor se torna maior, pois a resistência do ar é menor, e as freadas e acelerações desnecessárias são menos frequentes.

Ou seja, a empresa só tem a ganhar com o treinamento de seus condutores. Para que essa capacitação seja feita da melhor maneira possível, separamos algumas dicas abaixo. Confira:

Invista em cursos especializados

É recomendado que a empresa busque especialistas nas áreas de direção defensiva, mecânica básica, legislação de trânsito e segurança do trabalho para ministrar cursos teóricos e, principalmente, práticos. Essas são áreas ricas em detalhes que fazem a diferença no dia a dia dos condutores.

Disponibilize cartilhas

Cartilhas são uma boa forma de comunicação rápida e prática para reforçar pontos importantes dos treinamentos. Podem ser disponibilizadas digitalmente, o que facilita a atualização periódica, para a manutenção do conhecimento sobre as políticas e valores da empresa.

Duas boas dicas de cartilhas relacionadas à direção defensiva são a do Detran (Departamento de Trânsito) do estado do Paraná e a do Denatran (Departamento Nacional de Trânsito) em parceria com o Ministério das Cidades do Governo Federal.

Aproveite os Diálogos Diários de Segurança

Se a empresa realiza Diálogos Diários de Segurança (DDS), pode aproveitar para incluir em suas pautas temas relacionados à segurança no trânsito, boas práticas, uso de itens de segurança dos automóveis e postura e ergonomia ao volante.

Esses temas são importantes para a qualidade de vida dos funcionários, para aumentar sua produtividade e, também, sua eficiência na condução dos veículos.

Prefira a conscientização

A conscientização é sempre a melhor escolha quando falamos em segurança no trânsito. É preferível sempre demonstrar os benefícios que a direção defensiva traz, inclusive, para os próprios profissionais em vez de apostar em medidas punitivas e controle rígido.

Essas são algumas dicas de treinamento para os condutores da empresa. Como já dissemos, o comportamento desses profissionais no trânsito é um fator importantíssimo para o aumento da eficiência da frota e a diminuição dos custos com combustível e avarias.

Além disso, a conscientização é uma ótima ferramenta para reduzir as multas, que podem se tornar um problema para a gestão. Quer saber o por quê? Então, siga sua leitura para o próximo tópico.

Tome cuidado com multas

As multas nos veículos corporativos precisam ser evitadas ao máximo, pois elas podem representar um problema muito maior e gastos desnecessários, tanto em viagens, quanto nos custos gerais com mobilidade.

Essa situação exige um trâmite para identificação do condutor, que exige tempo e até recursos humanos. No caso da infração ocorrer em um veículo alugado, a empresa pode contar com  o suporte da locadora, facilitando o processo, mas não eximindo o desembolso com os custos da infração.

Portanto, o melhor é evitar ao máximo as multas, conscientizando os condutores dos benefícios de seguir a legislação de trânsito, valorizando os funcionários mais responsáveis, investindo em treinamento e passando sempre a ideia de que o respeito à lei deve estar acima da pressa.

Outra grande preocupação que o gestor dos veículos corporativos deve ter é com sua manutenção. Ela é importante para manter a disponibilidade dos carros e a segurança do condutor. Falaremos melhor sobre o assunto no tópico seguinte. Não deixe de ler!

Considere as rotinas de manutenção

Antes de pensar na formação de uma frota, é importante considerar os custos diretos e indiretos com as rotinas de manutenção dos veículos. Esse é um item que exige muita atenção, pois influencia na eficiência e disponibilidade dos carros corporativos.

Estar com a manutenção dos veículos em dia é essencial. Afinal, uma peça que apresenta desgaste ou mau funcionamento afeta diversas outras, forçando-as para manter o veículo em funcionamento. Assim, o problema, que era em apenas um componente, acaba se espalhando.

Em outros casos, pequenas ações como a troca dos filtros e do óleo lubrificante, a substituição de pastilhas de freio e de palhetas do limpador do para-brisa, por exemplo, quando não são realizadas no tempo correto, podem levar a quebras mecânicas, fundição do motor e até acidentes, gerando custos para a empresa com indenizações e afastamento de colaboradores, além da interrupção dos serviços.

Assim, uma forma de a empresa não precisar se preocupar com a manutenção de seus carros é optar pelas modalidades de aluguel ou de terceirização da frota. Esse custo já está incluso no contrato e fica a cargo da locadora, inclusive com substituição da unidade parada para reparos e revisão.

Além da manutenção, a tecnologia também pode melhorar a eficiência na operação da frota e em sua gestão. É sobre esse assunto que trataremos no nosso último tópico.

Não dispense a tecnologia no processo

A tecnologia existe para auxiliar nossos trabalhos e reduzir custos. No gerenciamento dos deslocamentos na empresa, ela é extremamente importante para diminuir a necessidade do emprego de recursos humanos e agilizar a análise dos dados, dando um maior grau de confiança a essas informações.

Com esses dados, é possível entender melhor sobre o rendimento de cada unidade, conhecer o comportamento de cada motorista e planejar com mais eficácia os investimentos com mobilidade.

Na locação de carros e terceirização da frota, o gestor não precisará se preocupar em investir em soluções tecnológicas caso a locadora ofereça ferramentas gerenciais para auxiliar a operação dos veículos, além da troca periódica dos carros por unidades mais novas.

As principais tecnologias que influenciam na gestão de carros corporativos e em sua operação são:

Veículos novos e modernos

Quanto mais novo o carro, mais tecnologia embarcada ele possui de fábrica. Desde melhorias na parte mecânica (como motores turbo, direção elétrica e freios ABS) até os acessórios (sensores de estacionamento e de ponto cego, conectividade e orientação por GPS, por exemplo), os veículos modernos são mais seguros, eficientes, confortáveis e têm menor necessidade de manutenção.

No caso do aluguel de carros, há locadoras que oferecem veículos com, no máximo, 1 ano de uso e realizam a substituição do carro gratuitamente quanto ele alcança o tempo de uso ou quilometragem máxima estipulados pela locadora.

Telemetria

A telemetria é um sistema de gestão que faz a leitura do desempenho e rendimento de cada veículo e produz relatórios com esses dados. São observados o consumo de combustível, a qualidade dos gases produzidos e o gerenciamento de outras informações de diagnóstico obtidas diretamente na central eletrônica dos carros. Dessa forma, o sistema ajuda, também, na manutenção e conservação das unidades.

Ainda, a telemetria produz informações relacionadas às rotas, mostrando o tempo e a velocidade média em cada trecho do percurso. Assim, fica mais fácil estabelecer roteiros mais rápidos, evitando trânsito carregado e vias problemáticas. Esse é um serviço que pode ser oferecido pela locadora no caso da terceirização da frota, eliminando a necessidade de a empresa investir na compra e manutenção da tecnologia.

Ferramentas de gestão

O uso de ferramentas de gestão serve para concentrar todos os dados gerados pela operação dos veículos. Dessa forma, auxilia no controle dos custos de mobilidade, englobando multas e avarias. Ao alugar um carro ou terceirizá-lo, a locadora pode oferecer esse tipo de ferramenta, eliminando, para a empresa,  a necessidade de investimentos em softwares.

Como vimos, a disponibilização de um carro para empresa ou de uma frota corporativa pode trazer diversos benefícios e redução de custos. Mas é preciso analisar as necessidades e a periodicidade do uso para definir a melhor modalidade de contratação.

Além disso, uma boa gestão dos automóveis é necessária. Assim, o aluguel ou a terceirização da frota com uma locadora especializada podem ser um diferencial no crescimento da produtividade e das margens de lucro da empresa.

Gostou de nossas dicas? Já se decidiu pela melhor forma de contratação dos veículos corporativos? Então, entre em contato com a gente para que possamos ajudá-lo na escolha!

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