Com a correria frequente na maior parte das indústrias e escritórios, fica cada vez mais complicado monitorar a gestão financeira do negócio, não é mesmo? As agendas cheias e a urgência em tomar decisões em alta velocidade induzem os líderes a erros no gerenciamento de despesas, gastos e custos.

Muita gente pensa que essas movimentações são todas iguais, o que não é verdade. Cada um desses aportes financeiros recebe uma classificação distinta e deve ser contabilizado de modo diferente no seu fluxo de caixa.

Ao dominar esses conceitos, será bem mais fácil estimar os investimentos necessários, somar as perdas e controlar os desperdícios.

Na prática, conseguir diferenciar essas 3 espécies de desembolsos vai afetar seu planejamento econômico, principalmente a precificação, crucial para qualquer atividade.

Quer saber mais? Então, veja neste post como detectar e contabilizar cada uma dessas saídas de recursos. Acompanhe!

Conheça a definição de gastos

A definição de gastos é bastante abrangente. A princípio, todas as saídas financeiras que não trarão retorno podem ser classificadas como tal. Posteriormente, parte desses valores pode passar por nova rotulagem e ser inserida em despesas, custos ou investimentos.

Afora as quantias que saem das contas da empresa e, mais tarde, viram outras modalidades de desembolso, existem ainda os valores empregados em situações emergenciais que permanecerão na categoria “gastos”.

Nesse caso, trata-se de dinheiro que não havia sido contabilizado no orçamento, mas que, se não for aplicado, vai impedir ou dificultar o andamento dos processos.

O conserto de uma máquina que sofreu uma pane, por exemplo, é um tipo de gasto. Para evitar dificuldades no fluxo de caixa, é fundamental monitorar essa categoria de retirada financeira bem de perto.

Embora essa espécie de movimentação seja imprevisível, ao estudar o comportamento do fluxo de trabalho em períodos anteriores, a empresa consegue estimar uma média de ocorrências e ficar mais preparada para enfrentá-las.

Descubra o conceito de despesas

Quando um gasto tem que ser realizado periodicamente e é usado para a assegurar o andamento das atividades, ele sofre novo enquadramento. Desse modo, você deve reclassificá-lo como despesa.

Nessa modalidade de aporte, o dinheiro pode ser usado para conservar a estrutura física, para pagar a internet, a conta de luz, para investir em estratégias publicitárias etc. A despesa não está diretamente atrelada à prestação de serviços ou à linha de produção, mas é fundamental para que as tarefas sejam cumpridas.

Por representarem saídas continuadas no orçamento, as despesas vão influenciar no rendimento todos os meses. Sendo assim, também é crucial um acompanhamento constante delas para garantir a saúde econômica do seu empreendimento.

Saiba o que são os custos

Nas circunstâncias em que os gastos são utilizados para subvencionar a atividade produtiva ou a prestação de serviços, esses valores devem ser rotulados como custos.

O custo nada mais é do que a quantia aplicada para conquistar um ou mais objetivos, geralmente de cunho econômico. Em outras palavras, eles são volumes financeiros essenciais para manter de pé as principais operações de um negócio.

Quem tem planos de expandir o desempenho deve ficar muito atento aos custos da empresa. Isso porque eles vão ajudar a definir os preços com os quais você vai entrar na disputa de mercado. Um erro nesse cálculo basta para atrapalhar o cumprimento das metas e as suas chances competitivas.

Observe as diferenças

O primeiro passo para compreender as diferenças entre despesas, gastos e custos é ter em mente que nenhuma dessas definições é completamente fixa. Inicialmente, qualquer pagamento efetuado é gasto.

Depois, conforme os balanços forem sendo concluídos ao longo do mês ou período, uma parte dos gastos pode se modificar. Nesse caso, esses valores terão de ser encaminhados para as movimentações de despesas ou de custos, conforme cada circunstância.

Por exemplo: imagine uma indústria que adquiriu um novo insumo para a sua produção pela primeira vez. Esse valor, assim que deixar a conta corporativa, deve ser incluído como gasto.

Suponha, ainda, que essa empresa tenha ficado muito satisfeita com a nova matéria-prima e que, por causa disso, resolva substituí-la definitivamente em sua fabricação.

A partir daí, as retiradas de capital precisam passar para outra rotulagem, isto é, têm que ser categorizadas como custos. Desse modo, o que era gasto simplesmente se torna custos. Percebe como essas noções são mutáveis?

Um bom exemplo é a conta de luz. A energia elétrica necessária para rodar máquinas e equipamentos é custo. Já a eletricidade para manter os escritórios em funcionamento — iluminação, computadores, roteadores de internet etc. — é uma despesa. Afinal, esse desembolso é permanente, mas não está associado de forma direta à atividade principal.

A gasolina que a empresa usa para fazer visitas rotineiras a possíveis novos clientes é uma despesa. Já a quantidade de combustível aplicada para fazer uma visita técnica a uma obra, por exemplo, é um custo.

Você deve estar se perguntando: mas como controlar esses pormenores? É mesmo muito difícil fazer essa análise no dia a dia. É por isso que muitos gestores têm adotado softwares especializados em gestão. Essas ferramentas são muito úteis porque automatizam a coleta e a distribuição dos dados.

Saber a divergências entre custos, despesas e gastos interfere em toda a cadeia produtiva. Custos subestimados, por exemplo, podem fazer com que você pratique preços inviáveis.

Por outro lado, uma distorção para cima nesse tipo de cálculo pode impedir a organização de aproveitar investimentos estratégicos por acreditar que os custos serão maiores do que o são na realidade. Observe o resumo:

  • despesas: quitações permanentes não associadas às principais atividades;
  • custos: pagamentos de insumos, produtos ou serviços expressamente vinculados à realização das operações estratégicas;
  • gastos: total de saídas do caixa, inclusive das que mais tarde virarão despesas ou custos. Os valores despendidos em situações inesperadas também são categorizados como gastos.

Veja exemplos

Muitos empresários reclamam de falta de controle do fluxo de caixa, mas se esquecem de incluí-lo no planejamento, o que é um grave erro. Todas as operações de uma empresa ou escritório precisam de processos de gestão.

Com o fluxo de caixa não é diferente. A organização carece de definições de como a movimentação econômica será operada e supervisionada. Pode ser por sistemas de informática, como já mencionamos, criando um departamento específico para isso ou até mesmo contratando novos profissionais, se a equipe for muito enxuta.

Para a saúde financeira de um negócio prosperar, é indispensável que os custos, despesas e gastos estejam muito bem identificados e contabilizados no fluxo de caixa. Na hora de calcular o ROI (Retorno sobre Investimentos), por exemplo, um dos mais importantes indicadores da administração, a exatidão nesse tipo de dados será vital para impedir falhas. Confira mais!

Gastos

Todas os pagamentos que a empresa fizer são gastos. Parte poderá ser reclassificada mais tarde como despesas ou custos. Além disso, são gastos os desembolsos ocasionais como a troca de peças desgastadas, serviços para manutenção de equipamentos com emergências técnicas, prejuízos por causa de um incêndio ou inundação etc.

Despesas

São exemplos de despesas as retiradas para pagar o aluguel, material de escritório, telefone, conta de luz, conta de água no prédio administrativo, entre outros valores que não oscilem em razão da produção ou da prestação de serviços.

Há despesas fixas, como os salários dos colaboradores, e as variáveis, como as comissões da equipe de vendas de uma organização.

Custos

Estão incluídos na categoria de custos os valores empregados para itens ou serviços da atividade principal, como matéria-prima, eletricidade consumida por máquinas, dinheiro necessário para as embalagens dos produtos, entre outros.

Também existem os custos indiretos, como aqueles direcionados à reposição de equipamentos por causa da depreciação, aos serviços de limpeza, às entregas de mercadorias e ao abastecimento do estoque.

Como você já deve ter notado, entender as diferenças entre despesas, gastos e custos é algo muito sensível para o desempenho de um negócio. Afinal, são dados que vão influenciar na avaliação da viabilidade financeira e operacional de qualquer prestação de serviços.

Quer saber mais sobre como melhorar seus processos administrativos? É bem simples: leia nosso artigo sobre 10 habilidades indispensáveis para ser um gestor financeiro!

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