O fluxo de caixa não deve ser considerado uma mera ferramenta de curto prazo para acompanhar as entradas e saídas. Ele deve servir como um instrumento da estratégia de negócio.

Muitas vezes, porém, os gestores têm agendas cheias, com compromissos que se acumulam ao longo de um único dia. Afinal, é preciso coordenar os times, participar de reuniões, viajar para tratar com clientes, entre outras atividades.

Esse excesso de tarefas pode comprometer a realização do fluxo de caixa, que exige uma disciplina diária e tempo. Trata-se de um grande desafio, mas você sabe que precisa superá-lo!

O mercado está cada dia mais competitivo. Sem ter uma organização financeira para amparar as suas tomadas de decisões, será complicado conduzir a empresa ao sucesso.

Esse é um problema bem comum. E você? Está com dificuldades em seu fluxo de caixa? Não se desespere! Neste post, vamos falar do passo a passo para fazer o controle correto e também daremos dicas criativas para deixar a gestão financeira cada vez mais eficiente. Confira!

O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é o registro e a análise de todas as transações financeiras feitas por uma organização em um intervalo preestabelecido. Em outras palavras, trata-se do controle das entradas e saídas, acompanhado de um estudo para interpretar essas movimentações.

Desse modo, fica mais simples para qualquer gestor se programar para cobrir seus gastos, bem como oferecer uma gestão mais eficiente, isto é, mais vantajosa para a companhia.

O formato do fluxo de caixa varia de acordo com o perfil da empresa. Há corporações que fazem pagamentos todos os dias. Outras quitam seus débitos apenas em intervalos mensais. Existem ainda outros componentes que contribuem para tipos diferenciados de fluxo de caixa.

Algumas empresas trabalham com um número elevado de bancos, outras com uma ou duas instituições financeiras. Isso vai interferir na forma de realizar o fluxo. Os tipos de insumos, as despesas com o transporte e o nível de lucratividade são outros exemplos de itens que podem variar de uma empresa para outra.

Mesmo diante dessa imensa diversificação, uma regra vale para todos os segmentos: em cada uma de suas operações envolvendo dinheiro (seja a pagar ou seja a receber), é preciso registrar a quantia, a especificação (água, luz, aluguel, funcionários, vendas etc.) e a data. Veja a seguir dois dos mais famosos tipos de fluxo de caixa!

Fluxo de caixa livre

O fluxo de caixa livre é a quantia que não está comprometida, ou seja, o volume de dinheiro disponível em determinado período, depois de a empresa quitar todos os seus compromissos financeiros.

Ele geralmente é empregado para calcular o valor de repasses a ser feito para os acionistas e para ajudar a empresa a se programar para pagar os seus débitos. Com o fluxo de caixa livre, você consegue medir a capacidade do negócio em gerar receitas em intervalos específicos.

As organizações devem elaborar o fluxo de caixa livre para produzir relatórios de análise do desempenho financeiro. Esses documentos vão mostrar as falhas e ajudar os gestores a garantir que sempre haja liquidez nas contas. O fluxo de caixa livre indica, portanto, os rendimentos alcançados, bem como faz um raio X sobre a oscilação do capital.

Fluxo de caixa projetado

O fluxo de caixa projetado, assim como o modelo livre, compila e avalia as receitas e as despesas. A diferença é que o modelo projetado, como diz seu próprio nome, é voltado a programações de médio e longo prazo. Com ele, é possível antecipar problemas e planejar melhor as soluções.

Se a empresa precisar dobrar a capacidade de uma planta industrial, por exemplo, o fluxo de caixa projetado apontará o melhor momento do ano, financeiramente falando, para fazer isso.

Ou seja, o fluxo de caixa projetado analisa a situação presente com o objetivo de estimar cenários futuros. Assim, é possível identificar sazonalidades, tanto de alta como de baixas, e assegurar que a empresa esteja preparada para enfrentá-las.

Como ele pode ajudar a minha empresa?

Saiba que o fluxo de caixa pode ser um santo remédio para as empresas que sofrem com as inconstâncias do mercado. Como já dissemos, uma boa gestão financeira vai influenciar no planejamento estratégico da organização.

Nesse contexto, é preciso encontrar maneiras de efetuar o fluxo de caixa diariamente e com a máxima exatidão possível. Do contrário, erros podem levar os gestores a decisões precipitadas e prejudiciais, como fazer um investimento acima da capacidade financeira do negócio.

Lembra quando dissemos, logo no início deste post, que o fluxo de caixa é um instrumento de gestão? Pois bem: com ele, os líderes conseguem analisar as despesas e as receitas por categorias.

Dessa forma, é viável criar táticas para reduzir seus custos:

  • você pode escolher insumos mais econômicos,
  • pesquisar por fornecedores mais baratos ou até mesmo
  • estudar maneiras de fazer cair os gastos com o transporte.

Todas essas medidas podem ser identificadas como necessárias na hora em que for feita essa apuração econômica.

Do mesmo jeito, com o fluxo de caixa em ordem, fica mais seguro implementar estratégias para ampliar as receitas:

  • descontos no mês de aniversário dos clientes,
  • programas de fidelização ou
  • um investimento mais expressivo no marketing digital.

A importância do fluxo de caixa é ainda maior para as companhias que atuam com demanda sazonal, isto é, cujos resultados variam muito conforme o período do ano. Com o gerenciamento financeiro em dia, a empresa ganha mais condições para enfrentar épocas de baixo desempenho, sem que isso implique contas no vermelho.

Obtenha dados minuciosos sobre as contas a pagar e a receber

Quem mantém o fluxo de caixa devidamente organizado tem uma visão panorâmica das contas a pagar e das contas a receber. Com isso, evita-se a perda de dados, que costuma resultar em distorções nas análises de performance.

Somar os ganhos fixos é relativamente fácil. Sem um bom fluxo de caixa, porém, o gestor acaba deixando informações supostamente sem importância para trás. Quando somados, esses valores menores, aparentemente insignificantes, podem trazer grandes problemas.

Por exemplo: muitos acordos fechados são pagos a prazo, certo? Se um colaborador concentrar a estimativa de todo esse valor em uma previsão de caixa para um único mês, pode parecer que a companhia tem mais dinheiro do que realmente possui. Afinal, o cliente não vai depositar a soma da dívida, mas, sim, apenas uma parte dela.

Já a empresa com o fluxo de caixa bem elaborado tem condições de fazer uma programação até anual, prevendo as oscilações financeiras nas datas mais expressivas.

No ramo de alimentos, por exemplo, Carnaval, Natal, Dia das Mães e Dia dos Namorados, ou qualquer outra data comemorativa, são eventos que sempre influenciarão no desempenho. É preciso saber aproveitar essas chances. Para tanto, é fundamental um fluxo de caixa desenhado e abastecido com eficiência e disciplina.

Conquiste a tão sonhada redução de custos

A maioria dos gestores sofre muita pressão para controlar e reduzir custos, não é mesmo? Nesse sentido, qual é o líder que não está sempre à procura de oportunidades para economizar e, dessa forma, fazer crescer a receita da indústria?

Esse é seu caso? Então, saiba que o fluxo de caixa também tem a função de dar suporte ao corte de gastos. Afinal, com ele, você controla a informação de quanto volume de dinheiro está disponível e por quanto tempo. Assim, dá para planejar melhor as compras, procurar matérias-primas mais vantajosas e até negociar mais com os fornecedores sobre os prazos de pagamento.

A escolha da data de quitação pode ser feita com embasamento estratégico. Você também pode tentar descontos em aquisições à vista nos períodos em que o controle financeiro apontar tendências de alta. Isso pode aumentar de forma significativa as chances de economizar na compra de um novo maquinário ou equipamento.

O fluxo de caixa afeta até o planejamento fiscal, já que será muito mais fácil consultar o histórico de despesas tributárias com esse mecanismo operando de forma perfeita.

Por exemplo: imagine um mês em que a empresa tenha custos mais altos com ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Nesse período, ela pode evitar fazer novos investimentos a fim de não comprometer a liquidez.

Atinja planejamentos financeiros impecáveis

Um dos principais objetivos do fluxo de caixa é justamente permitir a elaboração de uma programação financeira mais eficiente. Nesse contexto, o planejamento econômico é uma das principais vantagens desse instrumento financeiro, já que ele mostra os pormenores das previsões de ganhos e de custos corporativos.

Como o controle das entradas e saídas registra as movimentações diariamente, você consegue acompanhar de perto, ao longo de um mês, por exemplo, se o que foi planejado no papel realmente está acontecendo na realidade.

Assim, a qualquer momento, é possível consultar os dados do fluxo de caixa para verificar eventuais desvios entre as suas estimativas e o desempenho real.

Domine os dados sobre a inadimplência

Os atrasos e as inadimplências atrapalham qualquer projeção financeira. Essa é mais uma razão para investir em um bom fluxo de caixa. Isso porque esse sistema de controle aponta quando um prazo de pagamento expira sem que o depósito tenha ocorrido.

Desse modo, ele vai indicar os valores e as datas pendentes. Calcado nessas informações, o gestor tem em mãos a chance de contabilizar a média mensal de clientes que não quitaram seus débitos no último ano ou semestre, por exemplo.

Assim, é possível descontar essas margens nas próximas planificações, o que vai reduzir a vulnerabilidade econômica da organização. O resultado é que a empresa estará mais preparada para esses imprevistos.

Como controlar o fluxo de caixa?

O primeiro passo para fazer um fluxo de caixa de forma correta começa logo pela manhã, com a chamada “abertura de caixa”, que também é conhecida como “saldo inicial”. Se houver um único erro na contagem desse valor, tudo que for contabilizado ao longo do expediente ficará distorcido.

Por esse motivo, tome muito cuidado ao realizar essa soma, para que realmente não haja nenhum equívoco, especialmente com superestimação de valores, o que pode colocar a empresa em situação de sufoco futuramente.

Quando for o caso de calcular o fluxo de caixa projetado, também deve haver um saldo inicial para o começo do período em que a avaliação for aplicada. Com a abertura de caixa pronta, cada operação que acontecer (seja de pagamento ou seja de ganhos) deve ser registrada.

Como consequência, o saldo sofrerá diversas oscilações ao longo do dia ou intervalo. Confira algumas dicas para não perder nenhuma informação no seu controle!

Classifique as despesas e as receitas

Para não perder de vista nenhum dado no seu fluxo de caixa, a dica é rotular os compromissos financeiros e os valores a receber. É simples: crie, por exemplo, uma categoria para despesas com produção. Nessa subdivisão, você deve inserir itens como matéria-prima, salários de colaboradores, investimento em transporte etc.

Com essa etiquetagem, os líderes ganham uma visualização panorâmica dos gastos e começam a ter mais respaldo para criar táticas de redução de custos, um importante benefício do fluxo de caixa, como já esclarecemos.

No caso dos valores a receber, essa classificação também é estratégica. Isso porque ela vai permitir que o gestor enxergue quais são os produtos e serviços mais rentáveis para a empresa. Essa é ou não é uma informação importante para aumentar as receitas? Você certamente concordará.

Adote softwares de gestão

Muitos empresários têm escolhido contratar softwares especializados na confecção do fluxo de caixa. Essa estratégia é bastante indicada para quem tem problemas com a falta de tempo.

Afinal, no dia a dia, é complicado fazer todas essas contas em planilhas, embora esse também seja um procedimento ainda em uso no mercado. Outro obstáculo é que as companhias de médio e grande porte contam com muitos departamentos. É necessário integrar os dados de todas essas alas para não correr o risco de distorções.

Esses programas de informática são excelentes saídas para a falta de conexão corporativa. Em uma única interface, é possível reunir colaboradores, supervisores e clientes. Existem várias marcas renomadas de programas disponíveis como a Conta Azul, a Contabilizei, entre outras.

Fique de olho na gestão do estoque

Outra boa dica é fazer a devida gestão do estoque. Acompanhando as mercadorias que saem e as que entram na empresa, você pode, de tempos em tempos, verificar se esses relatórios batem com as informações do controle financeiro.

Com essa atenção especial, se algo estiver errado, é possível identificar com antecedência e corrigir a sua programação financeira sem nenhum percalço.

Como tornar o fluxo de caixa mais eficiente?

Um bom fluxo de caixa deve ser elaborado em sintonia com o Plano de Negócios. Ele deve incidir sobre as operações mais imediatas, de curto prazo, mas também precisa contemplar o planejamento, como já dissemos.

Se ele for feito da maneira adequada, será como uma bússola a conduzir a gestão. Isso significa que o fluxo de caixa é capaz de otimizar a lógica adotada por uma organização para ganhar dinheiro. Dessa forma, os líderes têm mais segurança para inovar, algo imprescindível em tempos de avanços tecnológicos.

No livro Business Model Generation (Gerador de Modelos de Negócios), por exemplo, os especialistas em inovação Alexander Osterwalder e Yves Pigneur falam sobre a importância da ousadia na administração. Eles aconselham os empresários a revolucionar os tradicionais modelos de gestão.

Só que ninguém completa uma maratona sem antes dar o primeiro passo, concorda? Nesse contexto, antes de partir para atitudes arrojadas, ponha os pés no chão e faça a lição de casa do seu fluxo de caixa. Confira algumas dicas criativas para fazer a gestão financeira de forma mais proveitosa.

Elabore diagnósticos em sintonia com a gestão estratégica

O seu planejamento de gastos e ganhos deve levar em conta o Plano de Negócios. Isso porque será preciso incluir no fluxo de caixa as despesas com futuros investimentos, como projetos de expansão ou de inserção em um novo mercado consumidor.

Calcule o ciclo operacional

Embora seja possível efetuar fluxos de caixa para diferentes períodos, é altamente recomendável que haja o controle financeiro sobre o intervalo do ciclo operacional — tempo entre a aquisição dos insumos e a data de pagamento pela venda de uma mercadoria.

Em média, o ciclo operacional para a indústria é de um ano.

Capriche no detalhamento

Quanto mais pormenores forem coletados, melhor para o fluxo de caixa. Por exemplo: quando for categorizar os gastos com colaboradores, especifique o que é referente a salários e o que corresponde a remunerações extras, como participação nos resultados e férias.

Seja conservador na projeção das receitas

Cautela nunca é demais quando o assunto é a situação financeira. O ideal é que haja uma margem de erro no cálculo das entradas para tentar prever as perdas. Tenha muito cuidado para não superestimar os valores a receber.

Faço o contrário com a gestão de fornecedores, sempre adicionando uma taxa a mais em suas despesas para se precaver contra imprevistos que possam interferir no caixa, como a elevação de preços.

Troque as compras pela locação

Em muitos negócios, é preciso pensar em formas inovadoras para aliviar o fluxo de caixa. Nesse sentido, vale a pena ponderar sobre alugar certos equipamentos e itens estruturais no lugar de mantê-los como ativos da empresa. Geralmente, maquinários e afins requerem manutenção, reposição, limpeza, além de o custo de aquisição ser alto.

Um supermercado, por exemplo, que precisa imprimir folhetos com suas ofertas, provavelmente gastará menos alugando as impressoras do que mantendo toda a operação de um parque gráfico. No mesmo contexto, um setor comercial com muita demanda de viagens pode sair no lucro ao optar pelo aluguel de carros em vez de adquiri-los.

Com a locação de automóveis, a companhia ganha mais produtividade e economia para seus percursos, já que poderá escolher qualquer itinerário, o tamanho do veículo, a potência de seu motor etc.

Tudo isso sem arcar com os volumosos valores que envolvem a compra de carros, algo que é burocrático e ainda atrapalha seus planos para cortar as despesas. Existe também a questão da flexibilidade, já que é possível escolher o pacote de contrato mais conveniente às suas operações.

Veja exemplos de modelos de aluguéis disponíveis nas empresas mais consagradas desse segmento:

  • aluguel diário: essa categoria é indicada para situações específicas: uma viagem de negócios, a substituição de um carro da frota que foi retirado para a manutenção, para a realização de uma campanha promocional ou mesmo para uma visita a um cliente;
  • aluguel mensal: essa modalidade de aluguel de carros é muito apropriada para companhias com uma demanda sazonal — razoavelmente longa — por serviços de transporte. Por exemplo: uma empresa que esteja construindo uma filial em outra cidade ou estado e necessite de um número maior de deslocamentos de seus funcionários por alguns meses. As negociações são facilitadas, de modo que é fácil assinar um contrato em total aderência às suas necessidades;
  • terceirização da frota: existe a hipótese de terceirização da frota. Nesse pacote, também há maleabilidade nas negociações. Em contratos desse modelo, nas melhores fornecedoras do ramo, são oferecidas assessorias de uso como cortesia. Assim, você consegue montar uma frota com um excelente custo-benefício e ainda por cima bem ajustada ao perfil das locomoções de sua companhia.

Você deve estar se perguntando: mas o que tudo isso tem a ver com o fluxo de caixa? É simples: com a economia obtida por meio de uma locação, as despesas de seu caixa vão cair, isto é, você terá mais dinheiro vivo disponível no dia a dia.

Outro benefício é fazer a gestão de custos dos serviços online. Assim, você consulta em poucos minutos, em única tela, todas as reservas e locações efetuadas, bem como as faturas. Veja outros tipos de contenção de gastos que a locação de carros pode trazer no seu fluxo de caixa:

  • fim dos custos com manutenção de carros: com a locação de automóveis, você livra seu fluxo de caixa das despesas com as revisões periódicas e emergenciais. Em outras palavras, o gestor pode eliminar os desembolsos com troca de óleo, substituição de pneus, balanceamentos etc.;
  • eliminação das despesas com documentos: com o aluguel de carros, você consegue remover de uma forma definitiva os gastos com emplacamento, pagamento de impostos e seguros;
  • término das perdas com a depreciação: carros se desvalorizam muito rápido. Por essa razão, o aluguel de veículos ajuda os líderes a reduzir os danos com a depreciação do patrimônio. Com automóveis próprios, a organização tem que vender esses veículos periodicamente — se não quiser perder dinheiro —, o que dá muito trabalho com negociações e toma tempo.

Como você pôde perceber, tratar o fluxo de caixa com cautela e disciplina pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso. Por essa razão, são necessárias ações rotineiras para manter as finanças saudáveis.

Com a ajuda da locação de veículos, você alivia o peso na situação econômica da empresa e ainda ganha em mobilidade, agilidade e custo-benefício. Que tal dividir esse conteúdo com outras pessoas? Compartilhe-o em suas redes sociais!

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