A gestão de fornecedores é uma atividade delicada. Existe uma série de ações que devem ser feitas e alguns erros podem atrapalhar, e muito, a relação entre as empresas.

Por isso, na hora de assinar um contrato de compra ou de prestação de serviços é importante ter atenção aos detalhes e, principalmente, conhecer os erros mais comuns. Assim, você pode assegurar uma boa relação com os fornecedores e evitar eventuais problemas.

Se você ainda não sabe que erros são esses, não se preocupe. Nós listamos os 9 mais comuns na gestão de fornecedores. Acompanhe!

1. Fornecedores sem conhecimento técnico

Os fornecedores precisam ser capazes de dizer exatamente como podem ajudá-lo. Eles devem ter o conhecimento técnico necessário para identificar suas necessidades e alertar caso o contrato proposto por você não seja o suficiente para sua empresa.

Qualquer companhia consegue entregar um produto ou serviço, mas apenas bons fornecedores têm a expertise para orientar seus parceiros e ajudá-los a crescer.

2. Inadequação do compliance da empresa

Ao se relacionar com um fornecedor, você precisa ter certeza de que essa parceria é duradoura e que sempre poderá contar com seus serviços e produtos. Fornecedores que descumprem o compliance devem ser evitados.

Afinal de contas, as chances de enfrentarem problemas legais ou deixarem de cumprir com os acordos estabelecidos é muito grande. Se a empresa já não cumpre o mínimo exigido pelo fisco, o que podemos dizer em relação ao serviço prestado, não é mesmo?

3. Falta de gestão de documentos na fase de qualificação

Na fase qualificação de fornecedores, é essencial que todos os documentos gerados sejam guardados. Do questionário às assinaturas dos envolvidos, todos os papéis gerados nessa etapa do processo tem valor legal e resguardam sua empresa de futuros imprevistos.

Outra questão importante quanto à gestão de documentos de qualificação é que toda a papelada deve ser guardada mesmo após a finalização da parceria com o fornecedor. Essa medida é necessária para evitar problemas com os órgãos fiscalizadores.

4. Ausência de SLAs de atendimento na gestão de fornecedores

O SLA (Acordo de Nível de Serviço) é um dos acordos mais importantes que você precisa fazer na hora de fechar negócio com um fornecedor. É por meio desse contrato que sua empresa delimitará exatamente que serviço o parceiro prestará.

No SLA pode ser definido o tipo de suporte técnico que você quer receber, o tempo médio de espera até uma visita, o tempo máximo de espera por um atendimento telefônico, entre outros. O importante é colocar tudo em termos mensuráveis para evitar as confusões geradas pelos acordos orais.

5. Falta de informatização

A informatização é outra questão de peso na gestão de fornecedores. Ao contar com alguém que investiu pouco em tecnologia, você estará sujeito a complexas e morosas rotinas burocráticas. Afinal de contas, se o sistema não faz este trabalho, alguém precisará fazer.

Imagine, por exemplo, que para liberar um carro corporativo, cada funcionário da sua empresa precisasse passar por um intenso processo burocrático (preencher formulários, mandar cópias de documentos e esperar pela aprovação do pedido). Certamente vocês perderiam muito tempo, não é mesmo?

6. O contrato não é gerido como uma parceria

Os fornecedores são parceiros. Você depende deles para sua empresa funcionar e eles precisam de você para ter lucro. É importante que essa relação de parceria seja fomentada, caso contrário, o contato com o fornecedor se torna apenas uma formalidade do contrato de prestação de serviços.

Ao estabelecer uma parceria, o fornecedor não medirá esforços para ajudar sua empresa a crescer. Quanto melhor for seu desempenho, mais seus parceiros ganham, e eles perceberão isso.

Por outro lado, ao tratar a relação com o fornecedor apenas como um contrato de compras ou de prestação de serviços, você está dizendo que a qualquer momento eles podem ser substituídos. Isso fará com que o serviço prestado se restrinja ao que foi acordado.

7. Fornecedores pouco inovadores

Para crescer, as empresas precisam inovar. Não existe discussão quanto a essa afirmativa: mesmo que seja mantido um modelo tradicional de produto ou serviço, pelo menos os processos organizacionais precisam ser modificados ao longo do tempo para manter a companhia competitiva.

Mas não é só a sua empresa que precisa inovar para crescer. Cada mudança que seus fornecedores fazem impacta diretamente na forma que você se relaciona com eles. Isso significa que ter parceiros inovadores é, também, uma vantagem competitiva.

Tendo acesso a fornecedores que estão dispostos a mudar sua forma de fazer negócio, você encontrará uma série de oportunidades que podem, e devem, ser agregadas à sua companhia para impulsionar a produção.

8. Não considerar a escalabilidade

Encontrar pessoas capacitadas não é tarefa fácil! Quando você encontra um excelente fornecedor, o ideal é que a parceria se firme por longos anos. Mas isso só é possível se um planejamento cuidadoso for feito.

Imagine, por exemplo, que sua empresa vai expandir a área de atuação e resolve construir uma filial em outro Estado. Que fornecedores continuariam sendo parceiros, mesmo nessa situação? É importante pensar nisso antes de simplesmente fechar um contrato.

9. Demanda pouco flexível

A flexibilidade é a alma de qualquer negócio nos tempos atuais. Como as empresas estão sujeitas a sazonalidades, um contrato rígido e que não permite mudar os pedidos mensais é, certamente, uma ótima maneira de gerar prejuízo.

Assim, a busca por fornecedores mais flexíveis é recomendada. Se você encontrar uma empresa que aceite oscilações nos pedidos, é com ela que o contrato deve ser firmado. Isso evita gastos desnecessários, favorece uma gestão Just In Time e permite melhor utilização do capital da companhia.

De um modo geral, todos os erros que listamos são frutos da falta de planejamento e organização. Tendo conhecimento deles você pode se precaver melhor, cultivar boas relações e impulsionar sua empresa para o crescimento. E no meio de tudo isso, a boa gestão de fornecedores é fundamental.

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