A gestão de PMEs certamente é mais desafiadora do que aparenta ser. Afinal, a quantidade de fluxos e processos pode sobrecarregar os gestores responsáveis e comprometer as atividades dentro da empresa. Nesse sentido, contar com algumas ferramentas é extremamente útil para simplificar tarefas cotidianas.

Levando isso em consideração, preparamos este post com o objetivo de listar soluções práticas para a sua rotina administrativa. Ao longo dele, você encontrará 4 dicas, bem como as vantagens e as facilidades que elas oferecem. Boa leitura!

1. Bills Reminder

Se tem algo que os gestores financeiros tentam evitar de qualquer forma são os gastos desnecessários. Os juros e as multas gerados por contas atrasadas se encaixam nessa categoria, já que seriam evitados com um pouco mais de organização.

É por isso que o aplicativo Bills Reminder se tornou tão importante na gestão de pequenas e médias empresas.

Melhora a organização financeira

Disponibilizado de forma gratuita para Android, o app cumpre um propósito muito simples: notificar as datas de todas as contas a pagar de seu negócio. Assim, você fica longe daquelas porcentagens adicionais causadas pelos atrasos nos pagamentos.

Ao utilizá-lo, você receberá um aviso na tela de seu smartphone toda vez que uma conta estiver se aproximando do vencimento. A melhor parte disso tudo é que ele tem uma interface muito amigável, ou seja, não há nenhuma complicação para criar lembretes e receber as notificações.

Para facilitar o seu controle, ele separa as contas em quatro categorias:

  • próximas;
  • atrasadas;
  • quitadas;
  • não-quitadas.

2. Trello

É provável que o Trello seja uma das ferramentas mais usadas pelas lideranças espalhadas ao redor do mundo. É possível estabelecer uma sistematização de tarefas e projetos. Quer aplicá-lo em sua empresa? Conheça algumas vantagens:

Aumenta a produtividade

A gestão de processos se configura, muitas vezes, como um gargalo dentro das PMEs, não é mesmo? Pois, então, imagine uma plataforma gratuita, capaz de organizar as etapas de um projeto ou ação.

Como se não bastasse, o Trello pode ser acessado de diversos dispositivos (notebooks, desktops, celulares, tablets etc.) e é organizado a partir de quadros. Você consegue criar um quadro para o setor financeiro e organizá-lo a partir de checklists, e assim por diante. Também é muito simples anexar arquivos nos mais diversos formatos.

Compartilha informações com o time

Outra funcionalidade que aumenta de maneira significativa a produtividade do time é o fato de a plataforma possibilitar o compartilhamento de informações. Todos os colaboradores podem ser inseridos rapidamente no quadro geral de tarefas e acompanhar o andamento de um determinado projeto, por exemplo.

3. WebCorp

A WebCorp é uma ferramenta criada para auxiliar na gestão de custos corporativos. Por meio dela é possível alugar veículos com muita facilidade e gerenciar as locações já realizadas. Confira, logo abaixo, outras vantagens oferecidas.

Reduz os gastos

Ter uma frota própria é muito mais caro e complexo do que alugar os carros que sua empresa utiliza cotidianamente. Afinal, ao comprar um carro, é você quem lidará com a manutenção, a documentação, as burocracias e outros aspectos relacionados a um veículo de sua propriedade.

No entanto, se ter praticidade em uma tarefa que não faz parte do seu core business é importante para você, não abra mão de contar com esse serviço prestado por outra empresa líder no mercado: a Localiza Hertz.

Melhora o controle

A ferramenta WebCorp permite acompanhar com detalhes todas as locações que você fez. Por fim, é possível saber exatamente os custos de cada aluguel, seja diário ou mensal, e o quanto isso impactará as contas de sua empresa. Ou seja, nada de surpresas ou gastos imprevistos — e isso é ótimo, certo?

Com o tempo, seu orçamento ficará bem mais organizado e você ainda poderá identificar em quais aspectos consegue reduzi-los.

Fornece relatórios gerenciais

Indicadores e relatórios são mais do que necessários para uma boa gestão de PMEs. A WebCorp ajuda muito nesse sentido, já que fornece relatórios exclusivos com todas as informações sobre as locações realizadas. Por meio deles, você ficará por dentro em tempo real de dados como:

  • diárias;
  • multas;
  • faturamento;
  • reservas.

Facilita o controle sobre diversos processos

A manutenção de veículos tende a gerar uma série de processos ligados aos carros. Afinal, como controlar exatamente a idade dos veículos, as multas e a necessidade de alugá-los?

A WebCorp, por meio de sua navegabilidade inovadora, ainda possibilita o acompanhamento desses fatores, além, é claro, de facilitar o aluguel de acordo com a demanda de sua PME, sendo capaz de pegar o carro e devolvê-lo quando julgar necessário. Outras dados relevantes são:

  • quilometragem rodada;
  • histórico de manutenções;
  • índice de sinistralidade.

Simplifica o aluguel de carros

Desde que foi lançada, em 2003, a ferramenta passou por inúmeras melhorias em suas funcionalidades. A ideia de seus desenvolvedores é dar continuidade a esse aprimoramento.

Sendo assim, a tendência é que, em breve, a WebCorp possibilite a gestão de perfis de usuários e um novo fluxo de aprovações e permissões, deixando a reserva ainda mais ágil — atualmente, ela já pode ser feita completamente online pelos gestores.

Além disso, há a integração com o LOCALIZA FAST, um serviço exclusivo, no qual o motorista é autorizado a abrir o carro diretamente pelo aplicativo, sem precisar passar pelo balcão de atendimento na agência.

4. QuickBooks

Não é por acaso que o QuickBooks tem se tornado o sistema muito utilizado pelas empresas quando o assunto é controlar as finanças e fazer a redução de custos. O software tem duas versões, sendo que uma delas é especialmente voltada para a gestão de PMEs.

Aprimora a gestão financeira

Essa é a grande vantagem trazida pelo sistema, já que com ele é possível:

  • controlar o fluxo de caixa;
  • emitir relatórios, boletos e notas fiscais eletrônicas;
  • fazer o gerenciamento de inventário;
  • categorizar transações;
  • classificar contatos e clientes;
  • importar dados direto do extrato bancário;
  • elaborar relatórios avançados para ajudar na conciliação bancária.

Um ponto extremamente positivo do QuickBooks é que ele é intuitivo, o que torna sua navegação simplificada. O acesso, por sua vez, pode ser feito a partir de um computador ou celular (iOS ou Android). Faça o teste gratuito durante 30 dias, pois, assim, conhecerá de perto as funcionalidades oferecidas pela plataforma.

As ferramentas para a gestão de PMEs, como você pôde perceber, simplificam muitos processos e fluxos em seu negócio. Assim, há meios para aumentar a produtividade de seus colaboradores, reduzir custos e aumentar as receitas.

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