Lidar com os diversos custos que envolvem a gestão de uma empresa definitivamente não é uma tarefa simples. Desde as compras de suprimentos até as despesas operacionais do dia a dia, é fundamental que o gestor exerça absoluto controle sobre o movimento financeiro do seu negócio.

A melhor maneira de alcançar esse objetivo é fazendo uso de indicadores de custos, também chamados de KPIs (Key Performance Indicators). Esses valiosos recursos ajudam no gerenciamento das informações de custos e na definição das melhores estratégias de negócio para a sua empresa.

Neste post, você vai conhecer os principais KPIs para compras e descobrir porque deve adotá-los o quanto antes na sua gestão. Acompanhe!

Total Cost of Ownership (TCO)

Todo gestor financeiro sabe que as despesas relativas aos diversos bens de uma empresa não se resumem ao valor desembolsado na hora da aquisição.

Por isso, a melhor maneira de calcular o impacto que esses custos representam é por meio do indicador TCO — Custo Total de Propriedade, traduzindo para o português.

O KPI de TCO analisa os custos de qualquer produto, serviço ou sistema durante toda sua vida útil. Entram no cálculo os custos de aquisição, implementação, suporte e manutenção, além de custos indiretos associados a determinados itens.

Essa métrica pode ser aplicada sobre o uso de equipamentos de TI, veículos, maquinários etc. Os resultados obtidos são importantes para amparar as decisões do setor de compras da empresa, que precisa ter em mente os custos que deverão ser cobertos durante todo o período de uso desses bens.

Custos com transporte

Ao analisar as despesas com transporte de funcionários e materiais, você poderá identificar que esses custos podem representar um alto investimento caso seja feita a opção de ter a frota própria, afinal, além do valor da compra, sua empresa arca com manutenções, seguros, impostos e ainda sofre com a depreciação dos carros e a dor de cabeça na hora de vender para atualizar a frota.

Outros prejuízos ocorrem quando algum carro apresenta problema e um ou mais funcionários têm a produtividade comprometida pela indisponibilidade do veículo. Uma excelente opção para que as empresas não enfrentem todos esses custos é o aluguel de carros, em que a administração se torna muito mais simples e os custos, reduzidos.

As manutenções, por exemplo, são de responsabilidade da locadora, o que ajuda a poupar recursos e mão de obra da sua empresa. Já o seguro pode ser contratado por valores reduzidos na modalidade de aluguel diário, e já estão incluídos nas taxas de locação mensal.

Outra vantagem é que você elimina prejuízos com depreciação dos veículos, visto que a atualização da frota é feita pela própria locadora. Assim, você conta sempre com modelos novos, garantindo também mais segurança aos funcionários.

Além disso, sua empresa terá à disposição veículos reservas, garantindo a disponibilidade de frota 24 horas por dia, para não comprometer a sua produtividade.

Para completar a lista de vantagens, as despesas com aluguel de carros podem ser deduzidas do Imposto de Renda, dependendo da modalidade de declaração da empresa. 

Exercer devido controle sobre esses custos é fundamental para que o gestor tenha condições de avaliar seus reais impactos no orçamento e desenvolver planos de ação para reequilibrar os valores, se necessário.

Lead Time

Você já parou para analisar o tempo médio que os pedidos recebidos por sua empresa levam para efetivamente serem atendidos? Pois é exatamente esse o papel do indicador conhecido como Lead Time.

Esse conceito analisa todo o caminho da cadeia de suprimentos, levando em conta o momento em que as matérias-primas são adquiridas, transportadas, estocadas, produzidas e entregues como produto final.

Em outras palavras, podemos dizer que o indicador Lead Time nos mostra o tempo gasto pelo sistema produtivo da empresa para transformar seus insumos em serviços executados ou produtos acabados. Por isso, essa é uma excelente maneira de medir a eficiência das suas operações.

Saving

Todo mundo gosta quando uma compra ou despesa acaba saindo por menos do que se imaginava. O mesmo acontece com as empresas que, inclusive, podem mensurar esse tipo de economia por meio do indicador de Saving.

Esse KPI ajuda na comparação entre o que foi inicialmente orçado e o que foi comprado na prática. Realizando um trabalho a fim de reduzir tais custos, os valores economizados podem ser contabilizados como lucro direto para a empresa.

Além das economias financeiras, é possível se valer desse indicador para avaliar e aprimorar os processos da empresa. Ao buscar diminuir o tempo em que os materiais ficam em estoque, por exemplo, seu negócio reduz diversos custos relacionados ao armazenamento, ganhando também em tempo e agilidade.

Return On Investment (ROI)

A todo momento, as empresas estão realizando investimentos. Seja para viabilizar suas operações, como no caso de compra de materiais, ou para constituir capital, caso dos investimentos financeiros, acompanhar os resultados dessas aplicações é fundamental.

O ROI é o indicador ideal para identificar o retorno financeiro associado a determinado investimento. Essas informações permitem que o gestor desenvolva suas estratégias com base em um cenário mais realista, além de facilitar a definição de prazos para que as aplicações gerem os resultados esperados.

Também é possível utilizar esse KPI para decidir se um investimento valerá a pena antes mesmo de efetivar o negócio. Dessa forma, sua empresa poderá definir quais iniciativas são realmente viáveis, concentrando esforços naquelas que representam os maiores benefícios.

Evolução de preço

A volatilidade do preço dos insumos é um dos principais complicadores para qualquer gestão financeira empresarial. Por isso, o KPI de evolução de preços é um dos mais importantes a serem adotados pelo setor de compras.

Empregando-o da maneira correta, o gestor consegue identificar os períodos de sazonalidade em que determinados itens sofrem uma alta em seu valor. Assim, é possível se planejar para realizar essas compras quando o preço for mais convidativo e reduzir os impactos da variação de preços no caixa da empresa.

Prazo médio de pagamento

A diferença média entre a data de faturamento das compras e a do efetivo pagamento aos fornecedores é outro indicador que pode trabalhar a favor do setor financeiro de uma empresa. O controle do fluxo de caixa, do ciclo financeiro e a identificação de necessidade de capital de giro são algumas das tarefas que se tornam mais fácil com o emprego desse importante indicador.

Prazo médio de recebimento

Além de controlar os pagamentos, os KPIs para compras também podem ajudar no acompanhamento dos valores que sua empresa têm para receber. O indicador de prazo médio de recebimento ajuda o gestor a identificar o tempo que cada venda levará para ser paga pelo cliente.

Esse indicador é especialmente importante para as empresas que praticam políticas de pagamento parcelado. Ainda que essa seja uma excelente maneira de atrair compradores e aumentar as vendas, é preciso um rigoroso controle sobre os prazos para não comprometer o fluxo financeiro do negócio.

Entrega no prazo

Um estoque desabastecido certamente refletirá na eficiência das operações e no atendimento dos pedidos. Por essa razão, é muito importante considerar o indicador de entrega no prazo, que analisa se os seus fornecedores estão cumprindo os prazos estipulados.

Esse monitoramento evita que você se veja sem matéria-prima para a produção e permite uma detalhada avaliação sobre os seus fornecedores. Assim, você poderá fechar negócio sempre com os melhores parceiros, que não vão deixar a sua empresa na mão.

Quando empregados na gestão financeira de uma empresa, os KPIs para compras tornam as tarefas desse setor muito mais efetivas, organizadas e permitem decisões mais condizentes com a realidade do negócio.

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