A sua empresa utiliza uma política de reembolso para os funcionários que precisam se locomover constantemente? Tal ação acabou se tornando bastante popular por representar uma alternativa mais prática, mas você sabia que ela também pode colocar a empresa em risco?

Até mesmo o avanço da tecnologia não foi capaz de reduzir a demanda por mobilidade dentro de muitos setores das empresas. Isso acontece por conta da importância do olho no olho e do aperto de mão em muitas situações práticas. É o que acontece, por exemplo, com o setor de compras.

O problema é que muitas dessas empresas não conseguem conciliar um bom custo com a necessidade crescente de aumentar a transparência e o compliance e reduzir os custos do setor. Por isso, neste artigo, vamos discutir esse tema com mais aprofundamento. Confira na sequência!

O que é política de reembolso?

A política de reembolso é utilizada quando o funcionário usa o seu próprio carro para realizar tarefas para a empresa. Em geral, o trabalhador cobre os custos com deslocamento e o empregador reembolsa esses valores posteriormente, junto com o pagamento do salário.

A ideia é estabelecer um custo fixo por quilômetro rodado, de modo a cobrir os gastos com combustível, o desgaste das peças do carro, o pagamento de pedágio, de estacionamento e outras despesas que vierem a aparecer.

É claro que esse valor é sempre aproximado, já que nem sempre a quilometragem reflete o consumo real de combustível, que depende de uma série de fatores, como o trânsito e até mesmo as condições climáticas (ar-condicionado automotivo). Além disso, não temos como avaliar com exatidão o desgaste das peças ocasionado a cada trajeto feito.

Essa alternativa acaba saindo mais caro para a empresa. Como não é possível aferir exatamente o custo, somos obrigados a nivelar sempre por cima, já que se o colaborador vier a ter algum prejuízo provavelmente ficará inclinado a não disponibilizar mais o carro para as atividades comerciais. 

Inicialmente o reembolso de quilometragem pode até parecer uma boa ideia para a empresa e é por isso que muitos acabam caindo nessa armadilha.

Por que o reembolso pode não ser uma boa ideia?

A lista de desvantagens das políticas de reembolso é extensa, já que muitos problemas vão aparecendo ao longo do caminho. Por isso, tentamos destacar apenas os maiores riscos que podem ser enfrentados por sua empresa:

Dificuldade em controlar os gastos

A análise detalhada dos custos com transporte e da prestação de contas dos funcionários é um fator essencial para praticar a transparência na gestão.

No entanto, o controle desses gastos é muito complicado e acaba tomando muito tempo e esforço, o que impacta diretamente na produtividade do setor operacional.

Alguns funcionários têm carros mais antigos e que consomem mais combustível, outros têm carros mais modernos e mais eficientes.

Fraudes

Esse tipo de modalidade dá margem para que o colaborador ande com o carro além do necessário para realizar o seu trabalho e acabe mandando a conta para a empresa.

Além disso, o sistema de reembolso ainda possibilita outros tipos de fraude, como a solicitação de reembolso para trajetos não destinados ao trabalho, como compromissos pessoais.

Custos mais altos

Em geral, as empresas optam pela política de reembolso justamente porque ela se mostra como a alternativa mais barata. No entanto, é o famoso “barato que sai caro”, já que esse método de trabalho tem uma série de custos “invisíveis”.

Quando deixamos a manutenção do carro a critério do funcionário (afinal, ele é o proprietário do veículo), a probabilidade é grande de, em algum momento, o carro acabar deixando a empresa na mão.

Muitos carros de passeio não foram projetados para rodar com a intensidade de um veículo de trabalho. Se somarmos a isso a péssima qualidade das vias no Brasil e o fato de que o veículo não é acompanhado de perto por profissionais especializados, temos uma má combinação.

Você já imaginou, por exemplo, o prejuízo que um carro enguiçado no acostamento pode causar para a empresa? Além do reboque, não podemos nos esquecer de que podemos perder o cliente, ou mesmo deixar seu funcionário parado durante dias por indisponibilidade do veículo. Ambas as situações prejudicam as receitas da empresa.

Outro fator que acaba encarecendo o sistema de reembolso é o fato de que a empresa não tem a possibilidade de escolher um veículo apropriado para cada serviço.

Temos de aceitar a utilização de um carro que foi escolhido por motivos pessoais do trabalhador e, portanto, esse automóvel pode ter um desempenho ruim com relação à demanda necessária.

Quais são as alternativas às políticas de reembolso?

A alternativa mais utilizada para o transporte de funcionários na atualidade é o aluguel de veículos. Alugando os carros na medida da necessidade, a empresa não tem surpresas quanto aos seus custos com a locomoção de funcionários. Isso é importantíssimo para o planejamento financeiro da empresa.

Além disso, os custos administrativos também despencam. Em vez armazenar milhares de notas fiscais e prestações de contas dos funcionários para o reembolso, na Localiza Hertz sua empresa conta com uma ferramenta online de gerenciamento de todos os custos com a locação. Você acessa onde e quando precisar!

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