Manter a produtividade em reuniões externas não é uma tarefa fácil. Seja por causa do trânsito, falta de planejamento ou qualquer outra situação, esse tempo nem sempre é bem aproveitado.

As reuniões e vendas externas fazem parte do dia a dia de muitas empresas e, frequentemente, os gestores sentem que a produtividade da equipe poderia ser mais alta nessas situações.

Vários motivos podem levar ao desperdício de tempo fora do escritório, o que custa caro para qualquer negócio. Seja por causa do trânsito, falta de planejamento ou qualquer outra situação, as reuniões externas nem sempre são bem aproveitadas.

Mas esse não precisa ser o caso da sua empresa! Com algumas práticas, é possível aumentar a produtividade da equipe mesmo quando os funcionários estão fora do local de trabalho. Quer saber como? É só acompanhar estas 7 dicas que preparamos para você!

1. Capacite e treine a sua equipe

Treinamentos e workshops ajudam o time a desenvolver tanto os aspectos de gerenciamento de tempo quanto os de relacionamento com os clientes. Por isso, invista na capacitação do seu pessoal e tenha uma equipe preparada para lidar com as situações que eles encontrarão em reuniões e vendas externas.

Podem ser abordados assuntos como atendimento e suporte ao cliente, gestão de tempo e de pessoas, além de treinamentos técnicos sobre seus produtos e serviços. O importante é que seu grupo saia da empresa sabendo sobre o que vai falar, como falar e o que fazer para aproveitar o tempo ao máximo.

2. Promova a comunicação e a integração entre o time

A comunicação — tanto entre gestor e equipe quanto entre os membros — é fundamental em qualquer cenário e ganha ainda mais relevância quando falamos em reuniões externas.

Como muitas vezes o diretor ou gestor da empresa não vai acompanhar de perto o que está acontecendo, ele precisa contar com ferramentas para garantir que a comunicação aconteça efetivamente.

Nesse sentido, vale a pena apostar em softwares e tecnologias que facilitem a troca de mensagens, arquivos e dados e permitam o acompanhamento a distância.

Entre os membros da equipe, uma boa comunicação vai assegurar o alinhamento de todos e certificar que eles falem a mesma língua enquanto mantêm contato com clientes e fornecedores.

3. Estabeleça horários a cumprir

Outro grande responsável pela baixa produtividade em reuniões fora do local de trabalho é a falta de controle de tempo. Para não pecar nesse sentido, estabeleça uma rotina de horários que deva ser cumprida.

Verifique o tempo necessário para o deslocamento e para a reunião e determine uma agenda. Isso vai evitar que a equipe perca horas em paradas desnecessárias ou fique ociosa esperando o início do compromisso.

Programe uma margem de segurança para garantir que o time não se atrase, mas certifique-se de que o grupo não fique fora do escritório além do necessário.

4. Planeje o transporte adequadamente

Um ponto crucial sobre as reuniões externas é sempre o meio de transporte a ser utilizado. Qual apresenta melhor custo-benefício? Adquirir veículos, usar Uber ou táxi, alugar um carro?

De maneira geral, a compra de veículos é a menos vantajosa. Isso porque, além de arcar com um investimento alto, a empresa também ficará responsável pela manutenção, documentação e impostos, além de sofrer com a desvalorização do bem.

Já o uso de táxi ou Uber pode até ser uma boa ideia, desde que os deslocamentos sejam curtos e esporádicos. Por exemplo, uma corrida curta de táxi pode facilmente chegar a 50 reais ou mais. Se isso for feito apenas algumas vezes no mês, o custo poderá até compensar.

Porém, se os deslocamentos forem mais longos e as reuniões externas frequentes, o aluguel de veículos será sempre a melhor opção. É possível alugar automóveis de acordo com a necessidade da sua empresa, devolver ou trocar quando necessário e ainda contar com assistência 24 horas quando e onde precisar.

Além disso, existe a vantagem do custo previsível. No momento da retirada ou mesmo da reserva do veículo, você já sabe o quanto vai pagar.

Portanto, ao optar pelo aluguel, sua equipe ganhará mais liberdade para se movimentar e a empresa terá economia e praticidade.

5. Siga uma pauta durante as reuniões

Já falando sobre como conduzir a reunião em si, oriente a sua equipe a jamais sair da empresa sem ter uma pauta. De preferência, ela deve ser apresentada no início do encontro para que todos saibam o que esperar e fazer.

Como em muitos processos, o planejamento também é fundamental para as reuniões externas. A pauta é uma excelente ferramenta para não desviar dos assuntos que precisam ser tratados.

Ao final da reunião, deve-se fazer uma ata com tudo o que foi conversado e as ações futuras que ficarão sob responsabilidade de cada um dos envolvidos. Esse documento é importante também para que os gestores que não estavam presentes no encontro saibam o progresso que foi feito.

6. Preze pela objetividade durante o encontro

Além da pauta, seus funcionários precisam ter em mente que a objetividade deve dar o tom de qualquer reunião, especialmente das realizadas fora do escritório. Se você não gosta de sentir que está perdendo horas em encontros que não trazem resultados práticos, imagine seus clientes e fornecedores!

Por isso, não desperdice o tempo dos seus parceiros. Oriente os membros do time para que sejam objetivos e busquem resultados reais com cada reunião.

7. Incentive e reconheça os bons resultados

Por fim, não existe melhor forma de incentivar o time a melhorar continuamente do que reconhecer quem traz bons resultados para o negócio e se esforça para manter a produtividade em alta.

Crie programas de incentivo e desenvolva métodos de avaliação das suas equipes externas. Promova a competição saudável entre os grupos e os membros, premiando os melhores desempenhos. Implementar um sistema de metas individuais e coletivas também é uma maneira de estimular o bom trabalho.

Lembramos que a produtividade da equipe depende tanto dos funcionários quanto de quem os gerencia. Aposte em sistemas de gestão modernos e esteja pronto para ouvir e aceitar sugestões do grupo.

Com planejamento, capacitação e boa gestão, as reuniões externas podem ser grandes aliadas dos gestores e empresários para o fechamento de bons negócios.

E você? Concorda com a gente sobre a importância da boa gestão para aumentar a produtividade da equipe? Compartilhe o texto nas suas redes sociais para que outras pessoas também vejam as nossas dicas!

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