Gerenciar uma empresa implica em tomar decisões importantes. Os resultados gerados por essas deliberações serão os grandes responsáveis por ditar os rumos do negócio, definindo se ele será bem-sucedido ou um completo fracasso.

Nesse sentido, um dos segredos para uma boa administração de empresas consiste em tomar decisões acertadas. Mas como identificá-las? Como ter essa certeza do que fazer e quando fazer? Bom, as respostas para essas perguntas estão diretamente ligadas à existência de relatórios gerenciais eficientes.

O problema é que existem muitas variantes nesse processo de análise e resolução. Você, como bom gestor, deve considerar o segmento de atuação da organização, os serviços ou produtos oferecidos, a sazonalidade e os demais elementos que causam algum impacto no desenvolvimento da empresa.

Para observá-los com a nitidez necessária, porém, é preciso ter bons relatórios à mão.

A seguir, você vai conhecer as principais vantagens de fazer bons relatórios gerenciais e aprender a elaborar documentos que realmente contribuam para as melhores tomadas de decisão no seu negócio.

Por que as empresas precisam de relatórios gerenciais?

Já faz algum tempo que a burocracia vem sendo execrada pelas mais diversas entidades e instituições (públicas ou privadas).

Contudo, é necessário separar as coisas. Os relatórios gerenciais jamais devem ser confundidos com aquele acúmulo de papéis inúteis à empresa. Em vez disso, eles devem reunir informações vitais para que os gestores não cometam erros.

Os relatórios gerenciais elencam um conjunto de informações que indicam qual é a situação do negócio. Eles fornecem panoramas de áreas distintas da empresa, como a comercial e a financeira.

Por meio deles, você pode entender quais foram os resultados obtidos com o investimento efetuado em determinada campanha publicitária, por exemplo.

Assim, os bons relatórios gerenciais cumprem o propósito de se integrarem às rotinas de análise da empresa. Esses documentos produzem informações valiosas para qualquer gestão de negócios. Na hora de realizá-los, portanto, vale a pena conferir qual é o sistema que melhor se encaixa no perfil da empresa.

É igualmente importante que haja uma forma eficaz de cruzar as informações fornecidas pelos diferentes relatórios. Uma vez que os relatórios agreguem valor ao negócio, eles proporcionarão as seguintes vantagens:

  • agilidade nas tomadas de decisão;
  • fornecimento de informações atualizadas e claras sobre o estado de cada setor da empresa;
  • visão mais clara sobre os impactos causados pelas tomadas de decisão anteriores;
  • registro das atividades da empresa e os verdadeiros resultados gerados por cada uma delas.

O que não pode faltar em um bom relatório gerencial?

Antes de pensar em criar relatórios gerenciais, é necessário definir as informações que se espera obter deles. Feito esse planejamento básico, o gestor deve determinar uma estrutura e, finalmente, colocar os relatórios em prática. Confira abaixo os principais aspectos que devem nortear esse processo.

Devem ser sucintos

Um dos principais objetivos desse documento é facilitar a análise do negócio, e não complicá-la. Isso significa que as informações dispostas devem ser simples, sem exigir grandes esforços interpretativos.

Todos os colaboradores que dependem daquelas informações precisam aprendê-las rapidamente, correlacionando-as com outras que forem pertinentes. Em outras palavras, relatórios não devem se tornar enigmas: os funcionários precisam saber exatamente o que preencher.

Precisam ser funcionais

Esse ponto é extremamente importante, pois cada relatório deve cumprir um objetivo pré-determinado. Se a intenção é avaliar as metas de vendas, por exemplo, os relatórios devem contemplar informações especificamente relacionadas ao setor. Vale lembrar que existe mais de um tipo de relatório, como mostraremos mais adiante.

Em resumo, o excesso de informações em um mesmo documento não se justifica sob hipótese alguma. Sempre que necessário, deve-se criar outro relatório baseado em dados e informações de outras áreas. Obviamente, as informações devem dialogar entre si, e é para isso que existe o cruzamento.

Devem ser totalmente preenchidos

Todos os departamentos da empresa devem estar devidamente familiarizados com a importância de se preencher cada lacuna do relatório em questão. Deixe claro que os campos estão lá por um bom motivo, e não para receberem riscos ou outras marcações de não preenchimento.

Se os funcionários não sabem o que colocar em determinado campo, isso é sinal de que houve algum erro de comunicação interna ou uma falha de planejamento do próprio relatório.

Note que relatórios gerenciais com lacunas não preenchidas do negócio prejudicam o processo de tomada de decisão. Isso acontece porque as análises ficam comprometidas, já que alguns detalhes fundamentais podem ser excluídos do processo. Isso pode ser corrigido?

É evidente que sim, mas trata-se de uma retificação que demandaria tempo da gestão, a qual poderia estar mais ocupada com o core business do negócio, por exemplo.

Quais são os principais relatórios gerenciais?

Há diversos tipos de relatórios gerenciais, mas podemos, de um modo geral, agrupá-los de acordo com o foco de cada um deles. Assim, existem relatórios que tem suas métricas direcionadas:

Aos clientes

Nesse caso, o documento compreende um conjunto de informações a respeito do público-alvo da empresa. É comum que o relatório compare diferentes perfis de consumidores com o intuito de aprimorar a comunicação da empresa com o público desejado.

Perceba que esse modelo de é fundamental para a elaboração de campanhas publicitárias diretas e efetivas.

Às finanças

Toda empresa precisa observar suas finanças com atenção. Para isso, nada melhor do que um relatório que exiba toda a movimentação do fluxo de caixa. Some a isso também as informações inerentes aos gastos (custos, despesas e investimentos etc.).

Ao setor comercial

Se a sua empresa depende de vendas, o relatório comercial auxilia na visualização do cumprimento de metas. Com base nos números, é possível analisar e medir o desempenho de cada equipe. Ao enxergar um problema, portanto, fica mais fácil pensar em soluções viáveis.

Como aplicar os relatórios gerenciais nas tomadas de decisão?

Um bom gestor não deve perder de vista o principal objetivo de qualquer relatório gerencial: aprimorar o processo de tomada de decisão.

Ao fornecer uma série de indicadores apresentados pela empresa, esses relatórios enriquecem as análises. Consequentemente, os gestores conseguem efetuar escolhas muito mais vantajosas para a organização, fazendo-a caminhar a passos largos em direção à inovação, ao crescimento humano e econômico.

Considere a locação de veículos como um exemplo. Não basta ter toda a flexibilidade de locar uma frota e se dispensar da obrigação de gerenciar suas reservas, certo? Além dessa grande vantagem, você também precisa contar com o suporte de uma ferramenta que forneça um painel de indicadores.

Esse painel atua como um gerador de relatórios gerenciais, que fornece, em tempo real, todas as informações relacionadas aos veículos locados pela sua empresa. Com base nisso, você perceberá que a preferência pela locação de uma frota foi uma decisão acertada e altamente benéfica para a fluidez do negócio.

Agora que você entendeu a importância de um bom relatório gerencial, que tal descobrir o que é preciso para gerir um negócio de sucesso? Conheça as 10 habilidades indispensáveis para ser um bom gestor financeiro!

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