Garantir o bom uso do carro corporativo pelos colaboradores da empresa não é fácil e vai muito além de controlar o uso pessoal do veículo.

Garantir que os colaboradores façam o melhor uso do carro corporativo é um desafio para muitas empresas. O uso correto desses veículos vai muito além do cuidado com o bem: na verdade, quando o carro da empresa é utilizado da maneira correta, os benefícios vão desde a economia até a criação de uma imagem positiva da empresa.

Os problemas mais comuns, que deveriam ser fora da curva na utilização de carros corporativos, mas infelizmente não costuma funcionar assim, são o uso pessoal do carro da empresa, acúmulo de infrações, direção imprudente e desleixo pelo bem da empresa.

Confira algumas dicas para garantir o bom uso do carro corporativo:

Quais os problemas mais comuns no uso de carros corporativos?

Mais comum e difícil de controlar, o uso pessoal do carro da empresa é um fenômeno que acontece há muito tempo dentro das empresas que possuem ou terceirizam frotas. O funcionário acaba utilizando o veículo na rotina do seu dia a dia pessoal e não apenas no trabalho, aproveitando o veículo nos finais de semana e até para fazer viagens com a família.

O maior problema dessa conduta é a falta de controle que a empresa tem sobre o veículo. Afinal, sem saber por onde o colaborador tem andado com o carro, a empresa só acaba sabendo do mau uso quando acontece algum incidente, como uma multa ou até mesmo acidentes.

Acumular infrações, aliás, também é um problema muito grande dentro das frotas. Por mais que seja de praxe o motorista assumir a pontuação, os danos que isso traz para o operacional da empresa são enormes.

Primeiro, fica difícil garantir que o motorista vai arcar com os custos e sanções das multas se não há um termo de responsabilidade. Segundo, um colaborador que perde a carteira e não pode mais se locomover representa um grande prejuízo para o negócio.

Sem contar os problemas que a direção imprudente e o desleixo com o patrimônio da empresa podem acarretar.

Se sua frota tem muitos motoristas imprudentes, além dos problemas com infrações, a imagem do negócio ficará manchada e, em caso de acidente, é o nome do negócio que vira notícia. Já em relação à falta de cuidado com o veículo, ela pode aumentar e muito os custos de manutenção.

4 soluções para garantir o bom uso do carro da empresa

Dá para evitar ou, pelo menos, minimizar todos esses problemas utilizando algumas soluções simples. A maioria delas tem o intuito de conduzir o comportamento dos seus motoristas para que eles façam o melhor uso dos carros, mas algumas também são excelentes ferramentas de gestão e monitoramento.

1. Adote uma política de utilização dos carros

Adotar uma política de utilização dos carros deveria ser o primeiro passo para a criação e gestão das rotinas dos veículos da empresa, mas, na maioria das vezes, essa ideia passa despercebida.

Pode parecer bobagem, mas, muitas vezes, seus colaboradores não sabem o que podem ou não fazer com os veículos da empresa e acabam tomando a liberdade de fazer uso pessoal, viajar etc.

Isso acontece porque, quando não existe uma política, os novos funcionários vão se basear no comportamento de seus colegas de trabalho e, se estes fazem mau uso do carro corporativo, eles também farão.

Por isso, estabeleça as regras de uso dos veículos desde o princípio. Seja bem detalhista e tente cobrir o máximo de exceções possíveis, garantindo que não ficará nada fora da política, que será não só o guia para seus colaboradores, mas o termo para balizar a gestão da frota daí em diante.

2. Crie termos de autorização e responsabilidade

Criar termos de autorização e responsabilidade sobre os veículos da empresa também é essencial. Essa é a única maneira de garantir legalmente que seus funcionários, quando fizerem desvio de uso do carro corporativo, possam se responsabilizar por quaisquer consequências negativas que isso trouxer.

No caso do termo de responsabilidade, deixe claro quais são as responsabilidades do funcionário sobre o veículo, especialmente visando as penalidades sobre a falta de cuidado com o bem.

Por exemplo, ele pode ser responsável desde a falta de cuidado ao dirigir que possa danificar componentes do veículo até situações como deixá-lo destrancado, facilitando, assim, um possível roubo.

Já o termo de autorização é o documento que deixa registrado as permissões que o funcionário tem com aquele veículo. Para criá-lo, utilize a política de utilização dos carros da sua empresa e crie diferentes autorizações para cada tipo de trabalho e cargos dentro do negócio.

3. Estabeleça parcerias com seus colaboradores

Muitas vezes, para a empresa, é mais vantajoso que o carro pernoite na casa do funcionário. Essas situações podem incentivar o uso pessoal do veículo da empresa, mas é possível contornar o problema oferecendo parcerias.

Uma solução é estabelecer uma quilometragem bônus, por exemplo. Assim, o motorista sabe que pode utilizar o veículo da empresa caso seja muito necessário sem ter problemas com isso, mas vai evitar sempre fazê-lo para não ultrapassar o limite estabelecido em contrato.

Atenção: esse tipo de política deve ser bastante ponderada, especialmente se os veículos da empresa forem plotados e o uso fora do expediente possa trazer malefícios à imagem da marca.

Também crie programas de bonificação para os funcionários que, durante o mês ou o ano, tiveram menos problemas com o carro ou não receberam nenhuma multa, por exemplo. Isso vai incentivar o bom comportamento dos motoristas da empresa e se refletir em economia.

4. Aposte nas tecnologias de gerenciamento dos custos

Por fim, uma excelente força para ajudar nesse processo é investir num sistema de gerenciamento de custos com os carros. Com esses sistemas, fica fácil ter controle sobre a quilometragem, as manutenções, multas e infrações dos funcionários.

Um bom exemplo é a WebCorp, ferramenta da Localiza Hertz que conta com um painel que permite acompanhar uma série de indicadores cruciais para quem aluga carros, como multas, avarias e demais custos que envolvem os veículos.

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