Os custos da empresa estão altos? Reduzir despesas é tarefa que deve ser feita com extremo cuidado, pois cortar gastos na área errada pode fragilizar ainda mais as operações em sua organização.

Por exemplo, em épocas de crise, muitos gestores (equivocadamente) cortam custos de investimentos de TI, deixando a empresa obsoleta e “analógica”, com maior quantidade de retrabalhos e, portanto, muito mais exposta à crise.

Por outro lado, algumas reestruturações e redesenhos costumam trazer resultados bastante interessantes, como terceirizar a frota ou utilizar o aluguel de carros para empresa, em vez de continuar sustentando os altos custos de um pátio cheio de veículos.

Quer fazer sua empresa se tornar mais enxuta, inteligente e eficiente? As linhas abaixo vão lhe indicar o caminho!

1. Implemente soluções que diminuam a necessidade de deslocamentos

Como fazer a gestão de custos da empresa com tantos colaboradores a distância? Quem trabalha na área de engenharia conhece, por exemplo, a dificuldade de lidar com o monitoramento das atividades no canteiro de obras.

Já quem trabalha com inside sales e representantes comerciais em campo (simultaneamente) sabe também dos desafios de acompanhar a atuação desses profissionais externos, bem como os de integrar as equipes de vendas por meio de dados e métricas uniformes. Estamos citando apenas dois segmentos, mas este tópico vale para qualquer setor.

Nos dois casos citados, a implementação de uma solução que traga otimização de processos certamente impactaria positivamente a produtividade global dos colaboradores e, por consequência, elevaria a margem de lucro.

Em se tratando da área comercial, emitir pedidos por meio de tablets e usar smartphones para conferir, em tempo real, eventuais restrições de clientes são virtudes que reduzem os ruídos de comunicação entre as equipes e diminuem a necessidade de deslocamentos (já que mais vendas são fechadas em uma única visita).

No caso de um escritório de engenharia, por sua vez, um software para a construção civil no formato mobile permite o controle de processos a distância, visualização de indicadores de desempenho, realização de cálculos mais precisos de materiais, fiscalização eletrônica do uso de EPIs, entre outros benefícios.

É evidente que toda essa inteligência operacional afeta positivamente o fluxo de caixa, bem como os demonstrativos de resultados!

2. Elimine as ligações telefônicas dos custos da empresa

As despesas de telefonia podem impactar seriamente a gestão de custos da empresa. Entretanto, softwares que permitem a comunicação por voz e vídeo (VOIP), como Skype, VSee, Google Hangouts e GoToMeeting, oferecem um excelente serviço de telefonia pela internet, só que com tarifas que chegam a ser até 60% mais baratas.

Isso sem falar na possibilidade de ligar para o software do destinatário (como de Skype para Skype), em que as chamadas são 100% gratuitas. Um passo inicial para reduzir os custos da empresa é modernizar a forma com que sua equipe se comunica com seus stakeholders.

3. Digitalize sua empresa

Já parou para pensar que se sua empresa fosse paperless, você economizaria dezenas de quilos de papel por ano, inúmeros toners ou cartuchos, além de nunca mais ver seus funcionários perdendo horas e horas procurando arquivos extraviados?

Talvez você nunca tenha pensado em nada disso, mas papel é custo para a empresa (e esse custo vai muito além da compra do pacote A4).

De acordo com uma pesquisa do Gartner, cada documento arquivado de forma incorreta gera prejuízo (direto ou indireto) à empresa na ordem de incríveis US$ 120,00. E mais:

  • cerca de 5% dos documentos corporativos são extraviados;
  • a recriação de documentos perdidos leva, em média, 25 horas;
  • os funcionários das empresas gastam cerca de 400 horas por ano (no total) apenas procurando documentos.

Quer transformar sua organização em uma empresa paperless? O primeiro passo é implementar uma solução de assinatura eletrônica. Com isso, seus contratos, orçamentos e laudos não precisarão ser impressos apenas para a inserção da assinatura manual.

Como o arquivamento de toda a sua documentação passa a ser feito em nuvem, sua equipe também deixará de perder produtividade procurando documentos em caixas-arquivos. Isso sem falar na flexibilidade de poder acessar os dados empresariais a partir de um smartphone (em qualquer lugar), além da redução de custos administrativos decorrentes do uso do papel.

4. Alugue veículos sob demanda

Imagine que você tenha um escritório de arquitetura e que somente em determinados períodos do ano registre um aumento significativo na demanda de visitas a clientes.

Pode ser também que sua empresa tenha a necessidade pontual de ter um veículo para utilizar em viagens rápidas ou em projetos de período definido.

Nesses dois casos, em vez de comprar veículos, recorrer ao aluguel de carros para empresas é uma solução estratégica para facilitar os deslocamentos, sem aumentar os gastos de forma permanente. Com essa modalidade, o profissional utiliza o carro somente no período necessário e a empresa tem fácil gestão dos custos.

5. Direcione sua empresa para a terceirização da frota

Em um país de dimensões continentais, sem ferrovias e com passagens aéreas de alto custo, chegar até o cliente é um desafio diário, o que torna os deslocamentos questão crítica na gestão de custos da empresa.

Imagine que você seja gestor de um escritório de engenharia, por exemplo. Seja enviando representantes a potenciais clientes, seja executando vistorias in loco nas dezenas de canteiros de obras espalhados pela cidade: ganhar mercado exige dinamismo; mais do que isso, exige onipresença em seu setor de atuação.

Sua companhia vai aonde o cliente está? E como a gestão de frotas em sua empresa garante essa presença, sem impactar demasiadamente os custos?

Se você trabalha com frota própria, já deve ter percebido, olhando os demonstrativos de resultados, que as despesas permanentes de manutenção, licenciamentos, IPVA e revisão acabam onerando demais o fluxo de caixa.

Muitos gestores encontraram na terceirização da gestão da frota solução importante na redução de custos da empresa.

Existem empresas com expertise em gerenciamento de frotas, as quais se responsabilizam por todo o ciclo de vida dos veículos, desde a compra e a distribuição dos carros, passando pela gestão da manutenção, até a venda do automóvel e a renovação da frota.

Essa é uma estratégia inteligente para que a companhia possa se concentrar no que faz de melhor, deixando as atividades-meio para quem tem expertise no assunto. O resultado dessa iniciativa é o aumento da produtividade, maior qualidade na gestão de frota e, é claro, redução de custos da empresa.

Agora que você entendeu como algumas ações podem reduzir drasticamente os custos da empresa, assine nossa newsletter e receba em seu e-mail dicas e conteúdos exclusivos sobre mobilidade, gestão e mercado!

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