A adoção de uma política de utilização dos veículos corporativos traz muitos benefícios à empresa e aos colaboradores, pois incentiva boas práticas e estabelece acordos sobre assuntos como multas e acidentes.

Neste artigo, abordamos esse assunto de forma mais completa, explicando o que é essa política, por que é importante formalizar as regras, como lidar quando elas são quebradas, entre outras questões.

O que é uma política de uso de veículos corporativos?

Podemos dizer que a política de frotas é um documento que formaliza práticas para o uso dos veículos de uma empresa e tem caráter tanto operacional, quanto jurídico e estratégico. Em outras palavras, é a forma de otimizar a administração dos veículos corporativos.

Quando essa política é bem estruturada, permite a boa utilização dos recursos e outras questões referentes a multas, abastecimento, acidentes, caronas etc.

Ela é fundamental para que todos os envolvidos conheçam as normas estabelecidas, para auxiliar também no planejamento das áreas que utilizam os veículos — dimensionando e administrando a disponibilidade dos veículos adequadamente.

Nesse sentido, para elaborar o documento da maneira correta, vale a pena considerar 4 aspectos principais. Saiba quais são eles nos tópicos a seguir:

Identificar as partes interessadas

É preciso identificar todos os envolvidos, desde gestores até os usuários, e reunir todas essas partes. Sem o suporte interno, dificilmente a política de uso de veículos corporativos terá aderência e será implementada na prática com sucesso.

Definir os objetivos

É o momento de definir a razão de ser do documento e o que se espera dos colaboradores. Alguns objetivos são bem claros, como o cumprimento da legislação, enquanto outros dependem do modelo de negócio: a cultura organizacional e a estratégia de cada empresa, por exemplo.

Fazer um benchmarking

O benchmarking consiste no estudo dos processos de trabalho de outras empresas, com o objetivo de identificar as melhores práticas adotadas. No caso da política de uso de veículos corporativos, o ideal é compará-la ao que é praticado em outras organizações e avaliar se as melhores normas estão sendo implementadas.

Criar um cronograma

Como se trata de um projeto interno — e como ocorre em todo projeto —, é necessário estabelecer um cronograma que deve especificar, principalmente, a data da criação da política e a data que marca o início da implementação das normas para utilização de veículos da empresa.

Por que formalizar essas regras?

A política de gestão dos veículos corporativos permite regulamentar todos os aspectos relacionados ao funcionamento e utilização dos veículos, incluindo desde a gestão dos fornecedores até a definição dos procedimentos internos que devem ser seguidos pelos colaboradores.

Além de definir as normas, o documento oferece suporte aos gestores da frota para executarem suas funções com mais eficácia e cobrarem o cumprimento das atividades dos funcionários, além de ser também um meio de ajudar a promover a redução dos custos operacionais.

Aliado a essas questões, existem outros motivos para formalizar as regras. Saiba quais são eles:

Delimita funções e responsabilidades

Na política de uso de veículos corporativos, é estabelecida quais são as áreas contempladas e impactadas pela utilização dos veículos, quem são as pessoas envolvidas no processo, se existirá um setor próprio para fazer essa gestão (ou se cada gestor da área fica responsável pelos veículos utilizados), entre outros aspectos.

Com base nisso, também determina-se quais métodos serão usados para controlar e organizar as rotinas de abastecimentos e manutenções e quem são os funcionários responsáveis por executar esses processos.

Depois que todas as funções e responsabilidades estão definidas, elas serão formalizadas por meio da divulgação do manual de utilização de veículos da empresa. A partir daí, cada envolvido no processo sabe exatamente qual é a sua função e o papel que é esperado pela empresa.

Vale lembrar que as normas devem ser amplamente divulgadas na organização, visando garantir que todos os colaboradores tenham pleno conhecimento sobre as diretrizes que regem a utilização dos veículos — desde os motoristas até os profissionais da alta gestão.

Evitar problemas judiciais

Outro ponto importante que vale a pena destacar é que as normas estabelecidas pela política de frotas também ajudam a evitar questões judiciais e, com isso, minimiza a possibilidade de haver desvios na conduta ou nos padrões estabelecidos.

Portanto, devem ser registradas questões como:

  • a finalidade dos veículos;
  • as regras para utilização;
  • quem são as pessoas autorizadas a usá-los;
  • quem é responsável pelo custo de multas e sinistros (caso ocorram);
  • como lidar com penalidades no caso de quebra das normas.

Como medida extra de segurança, o ideal é reunir a assinatura dos colaboradores, garantindo que eles tenham ciência dos termos e se comprometem a cumpri-los. É mais um recurso que regula o uso da frota e garante o comportamento adequado dos motoristas e demais usuários.

Quando criar um manual de boas práticas?

Toda empresa utiliza veículos, por menor que seja a quantidade, pode — e deve — investir na criação de uma política de frotas. Isso independe do ramo de atuação, porte ou core business, visto que o objetivo é estabelecer um padrão para o uso dos veículos e deixar claros quais são as responsabilidades de cada colaborador no processo.

Quanto antes as normas forem implementadas, mais rápido os resultados serão alcançados, como:

  • otimização da gestão;
  • descrição da rotina de manutenções;
  • melhoria no comportamento dos condutores;
  • melhoria na imagem da empresa no mercado.

Além disso, como já se sabe, é essa política que dá respaldo para cobrar a execução adequada dos procedimentos, definir as penalidades para o descumprimento das regras e, sobretudo, garantir que o tratamento seja justo e igualitário para todos os envolvidos.

Sendo assim, ela permite monitorar a boa utilização dos veículos e ainda ajuda a colocar em prática ações para auxiliar a reduzir os custos e os riscos que podem levar a problemas trabalhistas.

O que não pode faltar na sua política de uso de veículos corporativos

As empresas possuem visões, necessidades e objetivos específicos: fatores que influenciam na construção de uma política de veículos. Em outras palavras, cada organização elabora as normas de forma particular e isso determina quais aspectos devem ser incluídos no documento.

Entretanto, alguns aspectos são comuns a todas as empresas. Vamos apresentá-los nos tópicos a seguir:

Alocação

Trata-se do direito que os colaboradores têm de usar os veículos. Nesse caso, existem duas categorias:

  1. profissionais que precisam do veículo para executar suas funções;
  2. profissionais que recebem um veículo como parte do pacote de benefícios.

Elegibilidade

É o estabelecimento de condições que tornam um colaborador elegível para a utilização do veículo corporativo. Isso envolve algumas questões, como dispor do CNH, a necessidade do uso para desempenhar a função (ou ser um benefício) e condições físicas que podem impedir a condução.

Critérios de escolha dos veículos

Envolve a definição dos carros que deverão ser utilizados em cada função, inclusive na locação de carros na modalidade diária e mensal. A Localiza Hertz disponibiliza em sua ferramenta online de gestão das locações a possibilidade de o gestor determinar perfis para o usuário e estabelecer pré-autorizações para locação dos veículos, como grupo de carros, adicionais e forma de pagamento.

Responsabilidades

Define quais áreas e colaboradores estão, de alguma forma, ligados à gestão dos carros e qual e o papel de cada um nos processos. Também faz parte desse item a determinação de quais colaboradores estão aptos a dirigir, os critérios utilizados, garantir que os veículos utilizados atendem à finalidade e estabelecer as diretrizes para manutenções.

Resumidamente, pode-se dizer que envolve tudo que esteja ligado à segurança, manutenção e cumprimento da legislação.

Gestão de acidentes

Também é importante incluir, na política de frotas, quais decisões serão tomadas e quais são as responsabilidades do condutor em caso de acidentes. Isso inclui algumas questões como a definição de auditorias, os procedimentos pós-acidente, criação de um checklist de inspeções e a possibilidade de haver a contratação de veículos reserva, em caso de sinistros.

Avaliação do comportamento do condutor

Os colaboradores devem ser devidamente orientados quanto às normas internas. A partir desse conhecimento, pode-se utilizar os critérios estabelecidos para avaliar o comportamento e tomar decisões futuras. Entre os critérios, estão:

  • O condutor é reincidente na aplicação de multas e envolvido em acidentes?
  • Quais medidas serão adotadas para garantir que os motoristas não dirijam sob influência de álcool ou drogas?
  • Quais são os procedimentos adotados em caso de perda ou roubo dos documentos dos veículos?

Manutenções dos veículos

Envolve a descrição da rotina de manutenções (preditiva, preventiva e corretiva) e o cuidado que os colaboradores devem ter em relação à limpeza e segurança, como a verificação periódica da calibragem dos pneus e o nível do óleo. Também é feita a definição de quem serão os responsáveis por essas tarefas.

Renovação da frota

É o ponto em que se estabelece o prazo para a troca dos veículos e renovação da frota, quais investimentos são necessários e a análise quantidade de veículos disponíveis.

Essa é uma preocupação que a empresa não possui ao alugar carros e/ou terceirizar sua frota, visto que a locadora é responsável pela substituição do veículo no prazo estabelecido. Com isso, a empresa evita custo e trabalho, como:

  • prejuízo com a desvalorização dos veículos no momento da venda;
  • identificação e negociação com o comprador;
  • avaliação e negociação para novas aquisições;
  • possibilidade de perda de produtividade por indisponibilidade do veículo entre a venda e a compra.

Quais são os erros mais cometidos na elaboração?

É crucial que a política seja elaborada com detalhes sobre os aspectos mais variados que envolvem a gestão de uso de veículos corporativos. Quanto maior for o volume de informações, mais abrangente será o manual.

Entretanto, ainda assim, é comum haver erros durante a criação do documento. Conheça os principais deles, a seguir:

Não considerar os pilares da gestão de frotas

Como a política está intimamente ligada à gestão de frotas, é fundamental que se considere as premissas dessa gestão. Nesse sentido, existem 3 pontos principais para se considerar:

Controle do veículo

Envolve a definição de questões como intervalo entre as manutenções, o controle do consumo de combustível e o tempo de operação.

Operação da frota

Determina a utilização dos veículos pelos colaboradores elegíveis. O objetivo é evitar prejuízos para as operações ou o desvio de funções.

Monitoramento

Está relacionado ao acompanhamento das rotinas e custos com os veículos. Na Localiza Hertz, as empresas contam com um dashboard completo para acompanhamento, tanto das locações quanto de multas e avarias. A ferramenta é disponibilizada gratuitamente às empresas clientes.

Não estabelecer regras claras

Um dos principais erros é deixar as informações superficiais, complexas ou pouco objetivas. Esse tipo de falha dá margem para interpretações errôneas ou mesmo dificulta a compreensão por parte dos colaboradores.

Sendo assim, é preciso elaborar um documento claro em relação aos objetivos, para que todos tenham acesso e consigam entendê-lo sem dificuldades.

Deixar de envolver os colaboradores

São os colaboradores quem utilizam os veículos e conhecem, na prática, como as operações funcionam — bem como os desafios que são enfrentados nas operações. Portanto, nada melhor do que contar com quem sabe quais aspectos são mais relevantes e podem apontar questões fundamentais para o sucesso da política.

Além disso, ao envolver essas pessoas no processo de elaboração, há um aumento das chances de que as normas sejam aceitas e seguidas à risca por todos. Logo, assim que as bases do manual forem definidas, vale a pena fazer uma reunião com os profissionais, que podem sugerir ideias e solicitar mudanças em alguns pontos.

Não divulgar o documento adequadamente

Tão importante quanto elaborar uma política bem estruturada, é a divulgação do documento e a garantia de que todos os colaboradores tenham acesso e compreensão completa das normas estabelecidas.

Sendo assim, é necessário investir em comunicação interna, reuniões ou até mesmo treinamentos para sanar todas as dúvidas. O ideal é que, de tempos em tempos, a existência do documento seja lembrada, fazendo com que ele seja constantemente consultado.

Deixar de atualizar a política periodicamente

É preciso saber que as diretrizes não precisam ser definitivas, isto é, que podem ser alteradas de acordo com a necessidade ou com a mudança de alguma premissa, por exemplo. Portanto, de tempos em tempos é necessário fazer uma revisão no documento e avaliar se ele ainda atende à empresa ou se alguns ajustes são necessários.

Vale ressaltar que sempre que houver essas atualizações, deve-se investir novamente na comunicação e garantir que todos os envolvidos estejam cientes da atualização e dos aspectos que foram alterados ou incluídos.

Existe o melhor procedimento para uso de veículo da empresa?

O procedimento para o uso de veículos também é outra questão que depende das especificações da empresa. Para isso, é preciso considerar alguns aspectos, como as necessidades do uso, a finalidade, entre outros pontos.

Um veículo usado pela área técnica para atender aos clientes, por exemplo, tem um procedimento diferente do veículo usado por um CEO. Nesse caso, existem alguns processos que são comuns aos dois, como a necessidade de realizar o abastecimento, calibragem dos pneus etc.

Por outro lado, existem outras questões que se aplicam apenas a uma situação, como é o caso do checklist antes da utilização.

Portanto, o melhor método é aquele que se encaixa nas características do seu negócio e na destinação que é dada para cada veículo.

O que fazer quando a política de utilização de veículos é quebrada?

Esse é outro ponto que precisa ser incluído na política de veículos e deve ser discutido entre algumas áreas, como o RH, o jurídico e a alta gestão. O objetivo é definir a aplicação de penalidades, em quais casos elas ocorrerão e o que será feito. Entre os principais exemplos de penalização para a quebra das normas, estão:

  • aplicação de advertência em casos de faltas leves;
  • condutores arcam com o valor da multa (sempre que houver necessidade);
  • motorista com conduta reincidente pode perder o direito de usar o veículo corporativo.

É fundamental garantir que os colaboradores estejam cientes dessas possibilidades e que, sobretudo, as penalidades estejam de acordo com a lei, evitando ações trabalhistas posteriormente.

Mais uma vez vale lembrar da importância de colher as assinaturas dos envolvidos, atestando que eles estejam cientes das normas e das consequências, caso elas sejam desrespeitadas.

EXTRA: Modelo de política de uso de veículos corporativos

Para facilitar a elaboração de uma política de frotas na sua empresa, abaixo mostramos um exemplo de como funciona e quais informações devem estar contidas:

Cabeçalho

Deve conter o logo, o nome do documento (Política de uso de veículos corporativos), a diretoria responsável, a área responsável, data de criação e atualização, versão e quantidade de páginas.

Anexos

Lista dos documentos anexos, como o termo de responsabilidade pela utilização dos veículos e o checklist de inspeção.

Objetivos

Aqui, deve estar a definição dos objetivos da política de uso de veículos corporativos.

Colaboradores elegíveis

Definição de quem são os profissionais aptos a usar os veículos e quais serão os critérios utilizados.

Aplicações do documento

A quem o documento é aplicado.

Matriz de responsabilidades

Define quais regras e boas práticas devem ser seguidas por todos os envolvidos. Aqui, não estamos falando apenas dos condutores, mas de todas as partes interessadas:

  • colaboradores;
  • recursos humanos;
  • área de compras;
  • gestão de frotas.

Categorias dos veículos

​Veículos operacionais (que são utilizados diretamente para a execução das atividades da empresa, são concedidos de acordo com a função) e veículos como benefício (concedidos como parte do pacote de benefícios). Inclui a definição de cargos e as faixas valores dos veículos referentes a cada um deles.

Diretrizes e procedimentos para a utilização dos veículos

São as normas, propriamente ditas, que envolvem o uso e todos os aspectos relacionados aos veículos. Devem ser abordados tópicos como:

  • procedimento para o recebimento do veículo;
  • procedimentos para a condução do veículo;
  • rotina de manutenções;
  • procedimentos em caso de sinistro;
  • cuidado com os pneus;
  • procedimentos em casos de multas;
  • regras para utilização do cartão combustível;
  • procedimentos para devolução dos veículos.

Considerações finais

Outras informações que não foram especificadas em nenhum outro tópico do artigo:

  • No final do documento, deve constar a assinatura do responsável pelo setor — que pode ser o gerente de operações ou o gestor de frotas, por exemplo — e a data da elaboração ou atualização;
  • O modelo de uma política de frotas mostrado acima é o padrão. Porém, dependendo das necessidades do negócio, é possível acrescentar novos tópicos ou informações mais detalhadas sobre outras situações que não foram contempladas no exemplo.

Portanto, como podemos ver, a política de uso de veículos corporativos é um documento fundamental para dar suporte à gestão de frotas da empresa e aumentar os cuidados com a utilização dos veículos.

Por meio dele, fica esclarecido o que a empresa espera das partes interessadas e dos métodos de trabalho, deixando claro quais são os direitos e responsabilidades de cada um.

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