A tecnologia trouxe muitas vantagens e economia para as empresas, mas nem sempre se pode contar com ela para encurtar distâncias e garantir a comunicação. Muitas vezes, ainda é preciso investir em viagens corporativas para encontrar pessoalmente os clientes e consolidar negócios, ou mesmo participar de treinamentos e eventos empresariais.

Os gastos com essas viagens pesam no orçamento de muitas organizações, por isso é importante gerir a relação de custo-benefício. Embora seja impossível garantir que toda viagem seja bem-sucedida e traga lucros para a empresa, é possível otimizar os processos para buscar o máximo ROI (Return on Investment ou, em português, retorno sobre investimento).

Veja boas práticas que podem alavancar os resultados da sua empresa:

1. Apostar no aluguel de carros

Um dos gastos na viagem corporativa está relacionado ao transporte do funcionário pela cidade. O aluguel de um carro é uma solução interessante para o gestor, pois permite maior controle dos gastos. Imagine que, em uma viagem, serão feitos os deslocamentos do aeroporto ao hotel, do hotel aos compromissos a negócios, a volta ao hotel e o retorno ao aeroporto.

Utilizando o táxi, é difícil prever qual será o custo total. Já com o aluguel de carros, o valor a ser pago é conhecido já no momento da reserva. Para quem viaja, o aluguel de carro ainda oferece mais mobilidade, autonomia e ganho de tempo — benefícios que fazem muita diferença em um dia de agenda cheia.

O executivo não precisa ficar aguardando o táxi para se locomover, afinal possui um veículo à sua disposição 24h. Além disso, ao realizar locações, o usuário acumula pontos no programa de fidelidade e conquista benefícios que oferecem ainda mais comodidade e agilidade na sua viagem.

2. Criar uma política de viagens corporativas

Quando não há um planejamento cuidadoso dos custos, muitos recursos podem acabar sendo desperdiçados. Se a compra das passagens é feita de forma aleatória e as informações da viagem não são armazenadas, por exemplo, sua empresa está perdendo oportunidades de economizar.

Empresas que investem em uma política de viagens corporativas têm condições de organizar a compra das passagens e guardar todo o histórico da reserva e dos gastos durante a estadia do colaborador em outra cidade. Assim, é possível analisar os dados e sempre buscar o aperfeiçoamento desses processos e a diminuição dos custos.

A política de viagens deve conter regras, como o controle das despesas, a estrutura dos relatórios, a questão do reembolso e todas as outras informações que os colaboradores precisam saber ao viajar pela empresa.

Para saber a melhor forma de aperfeiçoar isso na sua empresa, é preciso entender como tudo está funcionando até agora. Algumas perguntas podem ajudá-lo, como:

  • qual é o orçamento médio das viagens corporativas?
  • existem regras para esses gastos?
  • como é feita a compra de passagens e a reserva de serviços?
  • os dados das viagens são analisados posteriormente?

Ao analisar os padrões na compra de bilhetes aéreos ou hospedagem, e o deslocamento dos funcionários, por exemplo, você pode procurar parcerias com fornecedores e conquistar agilidade e economia para os seus processos. Outra opção é buscar por empresas que ofereçam programas de milhagens ou bônus por fidelidade.

Além disso, é importante mapear os gastos dos colaboradores nas viagens corporativas. Analisando essas informações, torna-se possível detectar excessos e pensar em formas de reduzir os custos.

3. Investir em sistemas de gestão de viagem

Organizar a política de viagens de forma manual pode ser bem complicado. Por isso, a tecnologia agrega muito valor às empresas. Existem softwares que organizam as informações e facilitam o trabalho de gestão.

Com o uso de programas de gerenciamento, é possível acompanhar toda a trajetória dos colaboradores, os gastos da viagem e o ROI obtido. Essas informações permitem que o gestor esteja no controle das viagens corporativas, analisando a relação de custo-benefício e propondo mudanças que aumentem o retorno para a empresa.

Entre as opções de sistemas para gestão de viagens corporativas, destacamos três:

3.1. WebCorp

A ferramenta WebCorp foi desenvolvida pela Localiza Hertz em 2003 para facilitar a reserva de automóveis alugados. Ela reúne um conjunto de recursos que permitem controlar processos e informações. Assim, o usuário consegue solicitar e gerenciar as locações online, de forma simples e rápida.

A principal vantagem da ferramenta, portanto, é a eficiência na gestão das viagens corporativas, já que custos e tempo podem ser controlados com maior rigor. A WebCorp fornece, ainda, relatórios gerenciais com dados detalhados sobre as locações.

Essas informações podem ser identificadas facilmente, em tempo real, no painel de indicadores da ferramenta, tais como reservas, faturas, adicionais e multas, entre outros dados. O acesso à WebCorp é gratuito para todos os clientes corporativos da Localiza Hertz.

Com a WebCorp é possível realizar a locação de carros com motoristas. Os sistemas de pagamento também evoluíram para permitir que os usuários usem cartões corporativos virtuais, cada vez mais comuns entre as empresas. Vale destacar, ainda, que a ferramenta pode ser acessada tanto via computadores quanto por meio de dispositivos móveis.

3.2. Lemontech

O sistema Lemontech oferece aos usuários recursos que auxiliam no planejamento e na gestão das viagens corporativas. A plataforma foi desenvolvida em 2010 tendo como foco a redução de custos e a agilidade na realização de processos.

Entre as funcionalidades, o usuário consegue reservar serviços diversos, como passagens aéreas, hotel, seguro, entre outros. A vantagem é que o software pode ser personalizado e isso dá mais destaque às opções compatíveis com a prática e a política interna da empresa.

Todas as informações relacionadas às viagens corporativas também podem ser acompanhadas por meio de painéis de controle e relatórios. Um dos focos do Lemontech está no acompanhamento orçamentário. Nesse sentido, o sistema se destaca pelas análises de despesas.

Os desenvolvedores destacam que a plataforma pode gerar uma economia de até 30% para as empresas.

3.3. Concur

O Concur, da SAP, é um dos mais sofisticados softwares de gestão de viagens corporativas. Isso porque permite a integração da ferramenta com sistemas de gestão usados pelas empresas — é o caso do Enterprise Resource Planning (ERP). Ao conectar esses recursos, a ferramenta integra todas as informações financeiras.

Dessa forma, é possível controlar e acompanhar diretamente o impacto das despesas com viagens corporativas no orçamento da empresa. O grande benefício, nesse caso, está na tomada de decisões, que tende a ser mais compatível com a realidade financeira do negócio.

A sincronização é feita de forma automatizada, facilitando a inserção de dados nos sistemas e reduzindo as chances de erros nesse processo. O usuário consegue, portanto, verificar as informações sobre custos e pagamentos. O monitoramento das transações financeiras pode ser feito nos dois sistemas em tempo real.

O Concur, assim como os demais sistemas de gestão de viagens, gera relatórios e análises que podem ser consultados por painéis de controle. Outro recurso importante está na realização de processos de reservas e aquisição de serviços diretamente pelo software. Dessa forma, é possível consultar valores, contratar serviços e realizar pagamentos em pouco tempo.

4. Acompanhar o planejamento

É preciso garantir que a equipe responsável pela viagem corporativa planeje tudo com cuidado e esteja alinhada com a política da empresa. A preparação é a base de qualquer ação organizacional, portanto, o sucesso da viagem de negócios começa nessa etapa. Observe três áreas principais:

  • metas: os funcionários têm clareza dos objetivos da viagem e estão preparados para alcançá-los?
  • custos: foi feito um levantamento criterioso de todos as despesas necessárias para o período em que o colaborador estiver fora?
  • roteiro: todos os detalhes (como compromissos, horários e locais) foram planejados e documentados?

A melhor forma de evitar contratempos e, consequentemente, gastos desnecessários, é fazer um bom planejamento. Portanto, além de definir uma política de viagens corporativas, é interessante que o gestor acompanhe a atividade de preparação de cada viagem.

5. Estabelecer metas

Não é possível garantir que o negócio será fechado na viagem corporativa, mas claro que o objetivo da sua equipe deve ser o de alcançar o sucesso. Para isso, a clareza das metas e dos meios para a realização delas é fundamental.

Os viajantes devem estar muito bem preparados para voltar com o negócio fechado. Certifique-se de enviar bons colaboradores, que tenham potencial para conquistar o cliente, e que tenham preparado todo o material necessário para isso. Assim, você está aumentando suas chances de lucro e otimizando o investimento com a viagem.

6. Diminuir os custos

Em muitas viagens existem gastos que podem ser cortados sem que isso signifique perdas no conforto do colaborador ou na qualidade dos encontros com o cliente. É algo possível quando os dados são analisados com um olhar mais atento.

Uma atitude básica nesse sentido é prezar pela antecedência na contratação de serviços. Passagens aéreas costumam ser bem mais baratas quando há pelo menos dez dias até a viagem. Planejando com cuidado é possível, ainda, aproveitar promoções.

Conhecer as opções de hospedagem na região também é uma ótima forma de economizar em viagens corporativas. Muitas vezes, optamos por hotéis mais conhecidos, mas podem existir alternativas com melhor custo-benefício.

Ainda sobre reserva de hotel, alguns lugares oferecem a opção fracionada, em que você paga por hora, e não por diária. É o ideal para viagens mais rápidas, em que o funcionário ficará pouco tempo no quarto.

Além disso, é possível economizar realizando um controle dos gastos que o colaborador tem com alimentação, transporte e outras necessidades. Esses valores devem estar definidos na política de viagens e todos os comprovantes para ressarcimento de custos precisam ser documentados.

Esses foram 6 passos para aumentar os resultados e garantir o sucesso das viagens corporativas. Com nossas orientações, é possível diminuir os custos e aumentar a eficiência da equipe. Assim, sua empresa terá maior retorno financeiro e se tornará cada vez mais competitiva.

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